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ビジネスシーンでのお詫びの手紙の書き方・マナーと文章構成

ビジネスで取引先に失礼なことをしてしまい、相手を怒らせてしまった時は、しっかりとお詫びをする必要があります。

手紙を書いてお詫びをしようと考えたとき、一体どのような内容の手紙を書けば良いのでしょうか。

ここでは、ビジネスでのお詫びの手紙の書き方についてお伝えします。どのようなタイミングで、どのような内容の手紙を書けば良いのかを知って、しっかりと謝罪の気持ちを伝えましょう。

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ビジネスでのお詫びの手紙の書き方・できるだけ早く手紙を出そう

謝罪において、最も重要なことは「タイミング」です。

ビジネスで、相手に謝罪をしなければならない事態が発生した場合、できるだけ早くお詫びの気持ちを伝えなければなりません。

時間が経てば経つほど、謝罪のタイミングが難しくなり、ますます相手を怒らせてしまいます。「まだ問題の原因がわかっていない」「改善策が決まっていない」など、謝罪を先延ばしにする口実を考えてはいけません。言い訳をせず、まずはとにかく謝罪です。迅速に対応しなければ、その後の関係に悪影響を及ぼす可能性もあります。

直接の謝罪がすぐには難しい場合は、丁寧なお詫びの手紙が有効です。

お詫びの気持ちを手紙にし、原因や改善策については、現在調査中というように説明しましょう。

「原因が判明し次第、改めてご報告させて頂きます」と明記し、後から報告する事を約束します。とにかくまずはお詫びの気持ちを伝え、相手に誠意を見せましょう。

ビジネスマナーを知ってお詫びの手紙を!使用する便箋について

お詫びの手紙に遣う便箋は、白色で無地のものが基本です。

手元にないからといって、色付きのものや柄付きのものを使用するのは控えましょう。

便箋には罫線がないものと、罫線があるものがありますが、罫線のないものがおすすめです。

ただし、罫線がないとまっすぐに字が書けず、読みにくい手紙になってしまう場合は、罫線があるものを使用しましょう。

特にお詫びの手紙を縦書きで書く場合は、罫線があった方が書きやすいでしょう。

手紙を入れる封筒も、便箋と同じで「白色」「無地」が基本です。

ビジネスの文書は茶封筒に入れることが多いですが、お詫びの手紙には白色の封筒を選びましょう。中身が透けないように、二重になっている封筒を選ぶこともポイントです。

お詫びの手紙に書くべき内容と文章構成

お詫びの手紙には、当たり前ですが謝罪の言葉を書きましょう。

謝罪だけでなく、現在の状況説明や問題が起きてしまった原因、今後の対応策などを書く必要があります。

まだ原因がわかっていない場合は、原因がわかり次第すぐに報告する旨を伝えましょう。

基本的に手紙の始まりは「拝啓」など、頭語でスタートします。

お詫びの手紙は改まった文章なので、より丁寧な言い方の「謹啓」を頭語に選びましょう。

頭語の次は季節の挨拶を書くのが手紙の構成ですが、お詫びの手紙の場合は季節の挨拶を省きます。

簡単な挨拶を済ませたら、すぐに本題の謝罪に入りましょう。

  • 頭語
  • 謝罪
  • 状況説明
  • 原因説明
  • 対応策
  • 結びの言葉

以上がお詫びの手紙の文章構成です。

お詫びの手紙を書くときのビジネスマナー・手紙の書き方

お詫びの手紙を出さなければならない状況は、すでに相手方に失礼があったということです。これ以上失礼な行いを増やさないためにも、しっかりとマナーを守ったお詫びの手紙を出しましょう。まず大切なことは、謝罪はなるべく早くするということです。

誠意をいち早く伝えることで、相手との信頼関係を崩さずに済むこともあるのです。

手紙には、経緯の説明や状況の説明はあっても、言い訳を書くことはやめましょう。

しっかりと自分の非を認め、心からの謝罪をしたら、今後の対応策と真摯に向き合いましょう。

お詫びの手紙には、誤字や脱字がないように、しっかりと確認が必要です。

書き終わったら、何度か読み返してみましょう。

お詫びの手紙は、パソコンで作るよりも、手書きがおすすめです。

手書きの方が、圧倒的に誠意が伝わりやすくなります。

読みやすい楷書で、丁寧に気持ちを込めて書きましょう。

「株式会社」を「(株)」などと略さず、相手の会社名、所属、名前を正確にしっかりと書きます。

名刺などを確認し、間違えずに正しい漢字で書くことが大切です。

お詫びの手紙は改まった文書のため、日本伝統の縦書きで書くことが推奨されていますが、ビジネスにおいては横書き文書が主流です。そのため、必ずしも縦書きで書く必要はなく、横書きでも失礼にはあたりません。

ビジネスでのお詫びの手紙を書くときの封筒の書き方

お詫びの手紙は、横書きで書いても失礼にはあたりませんが、封筒に書く宛名や差出人は、必ず縦書きで書くようにしましょう。

縦書きは、日本語の文字が美しく見え、礼儀正しい印象を与えることができます。

字が曲がらないように気をつけながら、丁寧に書くように意識しましょう。

封筒は糊付けで閉じ、封じ目には「〆」「封」など、文字を割印のように書きます。

お詫びの手紙は、非常にデリケートな文書です。

封筒に「謝罪文在中」など、お詫びの手紙が入っている事がわかるようにするのはやめましょう。

ビジネスにおいて、どんなに気をつけていてもミスは起こるものです。

また、悪気はなくても相手に不快な思いをさせてしまう事もあります。

お詫びの手紙を書くような事態は、予期せぬときにやってきます。慌てずに、適切な対応をとるように心がけ、しっかりと心からのお詫びの気持ちを伝えることが何よりも大切です。