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ビジネスではメールを駆使しよう。謝罪の場面も早急に対応出来る

電話やメールはすぐに相手と連絡を取ることが出来る非常に便利な手段ですね。
それはプライベートでもビジネスにおいても言えることです。

ビジネスでは早急な対応を求められることがあり、メールを駆使する場面も多いでしょう。
謝罪のような内容であれば特に早急で誠意のある対応が必要となるので、メールという手段は欠かせません。

メールで謝罪をする場合、特に内容にはシビアにならなければいけません。
失礼があった場合、そこも含めて文面が残り続けてしまいます。

ビジネスのメールで謝罪をする場合、内容の他にマナーにも注意したいので、ポイントについて見ていきましょう。

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直接謝罪が出来ない場合、ビジネスではメールでの謝罪が必要

仕事でのミスは自分ひとりだけの問題ではなく、取引先や上司、同僚にも迷惑をかけてしまいます。ミスに気がついたときは、少しでも早く対処することを考えなくてはなりません。ミスを補うことを考えながら、すぐに謝罪をして誠意を示すことも大切です。

ビジネスにおいても、謝罪をする時は直接会って相手に謝ることが基本です。

ですが、仕事をしているとスケジュールが埋まっていて謝罪をする機会を作るのが難しいという場合も多いです。

相手になかなか会うことができず、すぐに直接謝罪をすることができない場合は、まずはメールで謝罪をしてください。

すぐに謝罪メールを送って、お詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

謝罪メールを送るだけでミスをした件が片付いたわけではありません。メールで謝罪した後でも、直接会う機会を作って謝罪をするようにしてください。
また、メールだけでは不十分なので、改めて電話でも謝罪をすることが大切です。メールの中で後から謝罪の電話をするといった内容も含めておきましょう。「後ほどお電話させていただきます」といった文を入れて、あらためて謝罪することがわかるようにしてください。

ビジネスで謝罪をメールでするなら、こんなことをわきまえて

謝罪のメールを送るときは件名から配慮してください。

件名を見ただけで謝罪の気持ちが伝わるようにします。ミスがあったことと、それに対して謝罪したい気持ちがあることがわかるような件名にすることが大切です。
ミスをしたことで取引先も対応に追われる場合もあります。すぐに処理しなければならないような問題があるときは、件名の頭に「重要」と入れてください。相手もすぐにメールの内容を確認して取りかかることができます。

謝罪メールにはお詫びの言葉だけでなく、ミスをした経緯と対応策も入れてください。

取引先はなぜこのようなミスになったのか、そしてどう処理をするのかが心配になります。きちんと説明しないと、ミスをごまかそうとしている、ミスを軽く考えているといった印象を受けます。

誠意をあらわすためにもミスの原因をきちんと説明する必要があります。
対応策も重要です。ミスをした事実と謝罪だけでは解決にはなりません。そのミスに対してどう対応するのかもわかるような内容にしてください。

文面で誠意が伝わるメールの作り方。ビジネスでの謝罪は言葉遣いが重要

ビジネスのメールは普段から言葉遣いや文面に気を配りますが、謝罪メールの場合は特に注意が必要です。

相手に失礼がないように慎重に言葉を選び、わかりやすく簡潔でありながら謝罪の誠意が伝わるような文面にしてください。

謝罪メールであってもメールは挨拶からはじめます。

平素より大変お世話になっておりますといった挨拶からはじめ、社名と名前も入れて差出人がわかるようにします。

挨拶のあとですぐに謝罪の内容に入ってください。ミスしたことをメールで初めて伝えるのなら、ミスをした内容がわかるように説明をします。
例えば発注ミスで納品が遅れるようなトラブルがあった場合なら、「ご注文いただいておりました〇〇ですが、こちらの発注ミスにより納品に遅延が発生する状態になっております」のようにミスした件がはっきりわかるようにします。

謝罪の言葉も忘れずに入れてください。ビジネス上のことなので、親しく付き合っている取引先であっても「すみませんでした」のような言葉ではなく、ビジネス向けの言葉を用いてください。「深くお詫び申し上げます」のような言葉を選び、しっかりと謝罪の気持ちが伝わるようにしましょう。

相手はこのミスによって予定していた事が変更になり、不安を感じているはずです。どのような対策をとるのかについても触れるようにしてください。対策がまだはっきりと決まっていないのなら決まり次第すぐに連絡をすると伝え、少しでも不安を取り除くようにしましょう。現段階での経緯を説明することも大切です。

ビジネスでは電話で謝罪をする場合のマナーも理解しておくべき

ミスに気がついたときはまず謝罪することが大切です。

電話をかけられない場合ならとりあえずメールで謝罪の気持ちを伝えるようにしますが、電話をかけられるのならまず電話で連絡をしてください。ミスをしたことを少しでも早く伝えることで、相手もすぐに対処することができ、迷惑をかけたという誠意も伝わります。

電話で謝罪をする場合もお詫びの言葉だけでなく、ミスをした原因や経緯をきちんと説明することが大切です。ただひたすら申し訳ありませんという言葉だけ伝えてもらちがあきません。ミスの経緯をダラダラと長く説明したり、自分たちの事情をくんでもらいたいために言い訳がましくなるのは避けてください。相手の貴重な時間までも奪う結果になってしまいます。端的にミスの原因や現在の状況などを伝えてください。

それと同時に今後の対策を伝えることも大切です。ミスをどう補うのかを伝えたり、場合によっては今後の方向性を取引先と相談しながら決めていかなければならない場合もあります。迷惑をかけただけでなく、相手に協力を求めなければならないことも多いです。

ミスをしたときの謝罪の電話もメールと同じです。謝罪の言葉と同時にミスをした内容と対策をしっかり伝えるようにしてください。

一番ベストな方法は直接謝罪すること。会える相手には直接が原則

ビジネスにおいても相手に直接会って謝罪することは大切です。相手に損失がなく全く気にしていないようなら電話だけで済ませることも可能ですが、あきらかに迷惑をかけた場合はすぐにでも時間を作り謝罪に出向くようにしてください。

メールや電話ですぐに謝罪をした場合でも、直接会うことでよりお詫びの気持ちを示すことができます。

謝罪をするために取引先に行くときは、直接ミスをした部下も一緒に連れて行くようにしてください。ミスをしたことでどれだけ相手に迷惑をかけたかがわかると、部下は今後同じようなミスをしないために努めるようになります。

また、ビジネスにおいての謝罪の仕方を学ぶ機会でもあります。この失敗から部下が学ぶこともたくさんありますので、上司として見本となるような姿勢をとることが大切です。