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連絡忘れの謝罪メールをする際のポイントとビジネスマナーを紹介

ビジネスにおいて連絡忘れのミスをしてしまったときは、すぐに謝罪をしなければなりません。特に、メールで謝罪する場合は慎重に行う必要があります。

そこで、連絡忘れによる謝罪メールの正しいポイントや注意点などビジネスマナーについてお伝えしていきましょう。

上司にお詫びをする際は理由よりもまず必要なことをしっかりと伝えることが大切です。ぜひ参考にしてみてください。

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連絡忘れによる謝罪メールはできるだけ早い対応が大切

仕事で、同時にいくつもの案件を抱えていると、つい連絡を忘れてしまうというミスをしてしまうこともあります。

仕事上でのミスは、自分だけに後処理が来るのであれば自分が発したという責任なので仕方なく受け入れられますが、場合によっては仕事仲間や上司、取引先などに多大な迷惑をかけてしまう恐れがあります。ミスをしてしまったことが「つい」「うっかり」と言った単純なきっかけでも、些細なミスがドミノ倒しのように大きくなってしまうこともあるので、注意したいところです。

もう済んでしまったミスは、自分のせいであることが明らかなら、迷惑をかけた相手に対し、速やかに謝罪をすることが大切です。

すぐに直接顔を合わせるのが難しい取引先が相手の場合、自分の口で謝罪出来る「電話」が良いですが、場合によってはメールの方が相手に速く伝わるということもありますのでメールで謝罪するという方法も良いでしょう。

謝罪メールを送る時はスピード重視で

メールで謝罪の内容を送る場合、ミスが発覚してから速やかに送ることが大切です。

相手にとっては、ミスが原因でゴタゴタしているのに後日連絡が来たら許せるものも許せなくなるなど心象を悪くしてしまうことがあります。

連絡を忘れたことにより、相手先の時間を無駄にしてしまった場合、まず連絡を忘れてしまったという事実に対し、真摯に謝罪を入れましょう。

その後、謝罪だけで終わらせるのではなく、その後の対応をどうするのかを具体的に提案するという形が理想的です。

上司へ連絡忘れでの謝罪メールをする際のポイント

最近では有名人や企業の謝罪会見をテレビで見る機会もありますよね。

私が、なんとなくその番組を見ていた時、謝罪のプロというコメンテーターが、同じミスの内容でも、謝罪の仕方によって相手に受け取られる心象がまったく変わるということを言っていて、謝罪の仕方は大切なんだということを改めて実感しました。

誰でも、謝罪をする時には、相手に怒られるのではないか、とか相手に許してもらえないのではないかというネガティブな面を心に思っているものです。

そのため、謝罪をしに直接相手の顔を見に行く時には勇気も必要です。

でも、その中で勇気がなかなか出なくて、謝罪するまでに時間がかかってしまったというのは、一番避けたいことです。

なぜなら、謝罪に一番重要なのは、ミスをしてから謝罪に行くまでの時間だからです。

謝罪にするまでのスピードが大切

謝罪までの時間は早ければ早いほど、相手にとっても怒りの頂点に行くまでにかかる時間が短く済むということもあります。

空白の時間があればあるほど、相手から見ると「こんなになるまで時間があったのはなぜだ」という別の怒りがこみあげてくることもあります。

特に、仕事上での連絡の遅れや忘れは、その後の仕事の進め方に影響が出ることもあるので、連絡忘れに気付いてから適時に連絡忘れを謝罪することが理想的です。

上司に謝罪メールを入れる場合、社会人としての正しい言葉遣いでメールをすることは常識ですが、つい、いつもの言い方で「すみません」などと言うのはNGです。

「すみません」は、正式的には謝罪の言葉ではないからです。「申し訳ございませんでした」という謝罪の言葉と共に、なぜ連絡を忘れたのかという原因も効率よく短い文面で伝えることがおすすめです。

この際、言い訳がましくならないようにするのが良いでしょう。

連絡忘れした事項については謝罪のメールできちんと述べましょう

仕事のミスは誰でも起こるがその後の対策が重要

仕事では、同時に進行している物を並行して担当することもあります。

仕事に慣れていなくても慣れていても、ふとした気の緩みが原因でミスしてしまうことが誰にでも起こり得ます。逆に言うと、仕事でミスをしたことがない人なんていないのではないでしょうか。そのミスをきっかけやバネにして、次は同じミスはしないようにと気を付けたり、仕事で成長が出来るものです。
ミスをしてしまった時、その後の対策が、今後のあなたが社会人として成長出来るかどうかに関わるということです。連絡をすべきはずの上司に、自分の不注意から連絡を忘れてしまった時、まずは正直に自分の不注意により、迷惑をかけたことを謝罪することが大切です。

自分を守りたいために、「私は聞いた覚えがないのですが」「記憶があいまいなのですが」などと言った文言を入れたいという気持ちもあるかもしれませんが、謝罪の場ではこうした文句は言い訳にしか受け取られず、謝罪の気持ちも伝わりませんので、避けた方が賢明です。

連絡忘れによる謝罪のメールでは改善策を入れることも大切

ミスを繰り返さないための改善策を謝罪メールに入れる

例えば、打ち合わせの時間の変更を前日に先方から承っていたのに、他の事に気を取られ同席するはずの上司に伝え忘れていた、なんてことも仕事の場ではありがちです。

こうした時間の変更は、上司にも先方にも迷惑がかかるため、伝え忘れていたことが分かり次第、すぐに伝えるのがベストです。

謝罪メールを上司に送る場合、「時間の変更を伝え忘れていた」という事実に対して、まず謝罪することは大切です。

謝罪と言っても、一言謝罪の文章を入力しても誠意が伝わりにくいものです。

社会人なら、謝罪の他に、同じミスを繰り返さないように自分なりに考えた改善策を加えることが、上司からの信頼も得られる方法です。例えば、「次回からはこのようなことがないように、必ずメモを取り確認することを徹底いたします。」などを付け加えることで、ミスに対しての反省や今後の決意も伝わります。

謝罪メールは落ち着いて送るように注意すること

メールは送ったら取り返しがつかないもの

メールでの謝罪は、細かな要点が分かりやすい反面、相手のパソコンにもずっと文面が残るということです。

私も、以前働いていた職場で個人的なメール(しかも悪口)を間違って社内グループ宛に送ってしまった人が居て、上司に呼ばれ怒られているのを見たことがあります。メールは手軽に使えるものですが、職場で使う場合にはプライベートで使う時とは違って送信する前に、間違った言葉遣いをしていないか、送信先は合っているかなど、細心の注意を払ってから送ることが大切です。
とりわけ重要な謝罪メールを送る時には、相手のパソコンにも履歴として残るということを考慮し、嘘のない正しい情報を送るように心掛けましょう。