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電話応対の方法は?担当者が出張中の場合の正しい対応の流れ

担当者が出張中で不在の場合、その人宛にかかってきた電話をどのように取ればいいのか悩む人もいるのではないでしょうか。

電話応対に慣れていない人は特に、どのように電話を受ければよいのかわからないのではないでしょうか。

ここでは、担当者が出張中の時の正しい電話対応の方法についてお伝えします。どのような対応をすれば相手に失礼にならないのかを知って、不在時でもスムーズに対処出来るようにしましょう。

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担当者が出張で不在の時の正しい電話応対

会社には毎日色んな人が電話をしてきます。
取次ぎをする時に、担当者がいてくれれば良いのですが、いない時にはケース別の対応の仕方がありますので、覚えておくと良いでしょう。

担当者が出張の時

電話の相手が代わってほしい人が出張で不在の時には、出張で不在であることを伝え、次の出社日がいつなのかを伝えます。
その際にはただ不在を伝えるのではなく、用があって電話をしてきた相手にも最大限の心配りが必要ですが、電話は顔が見えませんので一言添えるようにしましょう。

「あいにく担当者は出張中でございます。」

とまず伝えてから、いつ出社してくるのかを伝えて、相手に今後どのようにすれば良いか、電話を折り返すのかそれともまた電話をしてもらえるのかということを尋ねましょう。
こちらから提案するのであれば

「戻り次第ご連絡いたしましょうか。」

と聞くと今後の流れが決まります。

担当者が帰って来るのがその日から遠ければ、簡単にで構いませんので用件を聞いてメモに残しておきましょう。

担当者が出張で不在・用件を聞く時の電話応対の流れ

担当者が出張に限らずその他の業務などで電話に出られない時には、できるだけ用件を聞きとっておくとその後担当者が電話をする時に話がスムーズにできる手助けをする事にも繋がります。

用件を聞く時に押さえておきたいポイントをご紹介します。

まずは先ほどのように、出張中で不在であることを告げます。

相手からしてほしいことを言ってくれると電話に不慣れでもありがたいのですが、そうではない事もありますのでこちらから聞く事も大切です。

担当者が不在時に相手から頼まれる事

「戻ったら電話をしてほしい。」
「では〇〇とお伝えください。
と言付けを頼まれるケースがほとんどです。

そうした時には

  • 電話をかけてきた人の氏名(会社名も添えると尚良い)
  • 連絡先
  • 言付けの内容

をしっかりとメモに残しましょう。

また、電話応対ではメモに残したものを復唱して確認する事が基本ですので、電話を切る前に、話した内容を全て復唱し電話に出た自分の名前をもう一度相手に伝えてから電話を切るようにすると、電話をかけてきた人に安心感を与える事ができます。

出張中でも早急に対応してほしいと言われた時の電話応対

担当者が出張中で出社していなくても、電話の向こうの相手は早急に対応してほしいと急いでいる場合には、電話を取り次ぐ際にしっかりと伝えておかなくてはならない事があります。

出張というのは会社から離れた場所で業務をする事ですので、いつもと仕事のペースも変わりますししなくてはならない事があるので、遠い場所に行っているので、すぐにその業務を遂行できるかもわかりませんし、取引先との仕事をしていればその日は電話に出られないという可能性も考えられます。

言葉で保険をかけておくことも大切です。

何気ない一言があとあと揉めてしまう結果を生み出す事があります。
判断が難しく確証が無いのに「すぐできます」などと断言するのは気を付けなくてはいけません。

すぐ電話できるか分からないと判断できるような時には、電話でワンクッション保険をかけると担当者にとってはありがたいサポートをする事ができます。

「担当者は現在出張しておりまして、お急ぎでしたらこちらから大至急お電話するように申し伝えます。差し支えなければどのようなご用件かお伺いして担当者にお伝えします。」

と言うと、角を立てることなく急ぎで電話させますが、少しお待ちくださいという事を伝える事ができます。

実際にすぐに担当者に電話をして、その担当者に電話が繋がればこのような電話があった事を伝えれば良いのですが、万が一連絡が取れない時には、会社にいる他の上司に指示を仰ぎ適切に対応しましょう。

こんな電話応対はNG!担当者が出張で不在の時の駄目な対応

電話応対においては、自分は知らない相手からかかって来ているという事を頭に入れて、相手に失礼の無いように話して良い事といけない事を守りましょう。

出張なら出張としっかり答える事

出張なのにただ「現在席を外しております」と言ってしまうと、相手に何度も電話をかけさせてしまう結果になります。
特に出張の期間が長くなればなるほど相手は「今なら大丈夫かな?」と電話をかけてきますので、出張である事はしっかりと伝えましょう。

担当者が今行っている所を正直に伝えてしまう

もし電話の向こうの人に担当者がどこに行っているのかを聞かれても、もしかすると他社には極秘の仕事で出張に行っている事も考えられます。

「私にはわかりかねます。」
と返して個人情報や会社の機密に関わりそうなものは正直に伝えるのは止めましょう。
自分が言った一言で今後その人と担当者の関係に何かあってからでは遅いからです。

曖昧な表現

たくさんの人が働いている職場だと自分だけでは判断が付かない時があります。
その際に「はっきりとはわかりませんが」とあいまいな表現にしてしまうと会社の資質を問われてしまう事にもなりかねませんので、他の人に尋ねるか、この日なら確実にいるだろうという日を予想して伝えるようにしましょう。

担当者が出張でもこれで安心!電話対応をスムーズにするコツ

電話を取り次ぐ時には、話を正確に担当者に伝える事ができるかという事がカギになります。
電話応対が多い場合に電話の周りに必要な物を用意しておくと電話の応対がスムーズになります。

電話を取る時に用意しておきたいもの

  • メモ
    これは基本中の基本です。
    メモを取らないで聞き取っていると、大切な情報を取りこぼしてしまうばかりか、電話番号や住所などは一度では覚えられませんので、担当者に曖昧な事しか伝えられなくて迷惑をかけてしまう事になります。
    電話対応が多いのならばメモを用意して、大切と思われる事は積極的にメモに残しましょう。
  • 各担当者の情報を把握しておきましょう
    相手が急いでいる時には、担当者から大至急電話が欲しいと言われたり部署が違うために番号を案内しなくてはならない場面もあります。
    そういった時にも冷静に対応できるように各部署の電話番号を書いた紙を用意しておくなどの準備をして置くと話がスムーズに進みます。
会社の電話に出る事は最初は怖いですが、慣れてくるとどのようなものを用意しておけば良いのか、どのように対応していけば良いのかという事が自ずと見えてきます。
慣れるまでは電話が来た時のマニュアルを用意しておくなどの準備をして慣れていくようにしましょう。