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効率をよくするためには、仕事の進め方がポイントになる

どうして自分は仕事が遅いのかと悩んでいる方はたくさんいます。
そういった方の多くは仕事の進め方に問題があるのです。

ここではその問題点に焦点をあて、仕事を効率よくすすめるためにすぐに取り入れられる方法をご紹介します。

普段この習慣が無い方は段取りにかける時間をもったいなく感じるかもしれませんが、手持ちの仕事を正しく管理すると一つの仕事に集中することが出来るので、結果的に効率よく仕事を進めることが出来るようになります。

決められた時間の中でたくさんの仕事をこなすことができれば、残業などする必要もありませんから、充実したプライベートを過ごすことも可能になりますよ。

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効率よく仕事するために、今の自分の仕事の進め方を振り返る

他の人と比べて仕事のスピードが遅いのは効率が悪いせいだと感じているなら、自分の仕事の進め方を客観的に振り返ってみましょう。

他の人より仕事のスピードが遅かったり効率が悪い場合は、どこかに原因があるはずです。

まずは、それが何なのかを自覚する必要があります。

  • 拘らなくても良い事に時間をかけている
  • 各締め切りが把握しきれていない
  • 自分で思った優先順位が間違っていることが多い
  • ちゃんと理解していないまま進めている
  • 業務で使うツールを使いこなせていない
  • 全体像を把握していない
  • 分からない事があっても周りにきけない
  • ミスが怖くて必要以上に見直しをする
  • キャパオーバーでも頼まれたら断れない
  • 自分の力だけでなんとかしようとする
仕事の要領が悪い人に多い特徴を挙げてみました。自分の仕事ぶりを振り返ってみて、当てはまることはありましたか?
心当たりのある人は、同僚と比べて単純に作業スピードが遅いだけだと思っていたら、効率が悪くなっている原因があるかもしれません。

全体像を把握していなかったり、ちゃんと理解しないまま仕事を進めることは、今自分が何をしていて何をすべきなのかが分かっていない事になります。締め切りが把握しきれていなかったり、自分なりに優先順位を付けても間違ってしまうのもこのせいでしょう。

仕事は周りと協力して行うのが基本です。不明点を周りにきけなかったり、頼まれたら断れない、自分の力だけでなんとかしようとせず、上手にコミュニケーションを取って仕事を進めるようにしましょう。

効率をよくするために大切なのは仕事の優先順位と進捗管理

効率よく仕事をするためには、正しく仕事の優先順位を決めることと各業務の進捗状況を把握することがポイントです。

仕事は重要度がそれぞれ違いますが、締め切りもそれぞれにあります。
重要度の高い仕事と低い仕事を抱えていたとしても、単純に重要度の高い仕事からやればいい訳ではありません。

重要度が高いけど締め切りが明日の仕事と重要度は低いけど今日中が締め切りの仕事なら、どちらを先に手を付けなければいけないか分かりますよね?当然、締め切りまでの時間が短い今日中までの仕事が優先です。

迷うのは、重要度も締め切りも同じ仕事が重なっている時です。そういう場合は、それぞれの仕事内容や完成までの手順を考えて作業を進めましょう。

例えば、Aの仕事は作業は簡単だけど途中で上司の承認が必要、Bの仕事は時間が掛かるけど自分だけで進められる仕事だとします。Aの仕事は上司が絡むという事は、上司のスケジュールによっては仕事が滞ってしまう可能性があるので、上司が捕まるうちに勧めた方が良いという事になります。単純に簡単な作業だから後回しにしていると上司が外出したり会議からなかなか戻ってこなくて困ることもあります。

自分の分が終わったら、その後別の人が続けて処理をするような仕事も次の人の事を考えて早めに終わらせるようにする必要があるでしょう。

重要度、締め切り、過程で必要な作業等を考慮して優先順位を決めましょう。

締め切りが近い仕事は進捗状況が把握しやすいですが、締め切りが先の仕事や何人もの人が携わるような仕事は進捗状況を把握することが重要です。

進捗状況を確認しながら仕事を進めないと、締め切り直前になって間に合わないなど、取り返しがつかない状況になっていることに気付くことがあるでしょう。

そうならないために、適宜確認をしてスケジュールの変更や見直し等をするようにします。複数の人が携わっている場合は、変更の周知を徹底する必要もあります。

仕事を効率よくこなすためには、時間を意識することも重要

あなたは仕事をするときに時計を見ながら作業を進めていますか?

仕事に集中していると、気が付いたらもうこんな時間…という事は誰しも一度は経験があると思います。しかし、これは集中力の凄さを表しているわけではありません。

集中して仕事が出来るのは良い事ですが、「もうこんなに時間が経っていた」と思うという事は、自分の作業スピードが把握できていないとも言えます。

効率よく仕事をしたいのであれば、優先順位を付けるだけでは足りません。

せっかく優先順位を付けても時間が掛かりすぎてたら意味がありませんので、時間の感覚を身に着けるようにしましょう。

それぞれの仕事に対して、この仕事はどれくらいの時間をかけるのが妥当か考えてみます。そして、自分の作業スピードが適切でないと思うなら、時間を意識しながら作業します。

まずは、作業をある程度区切って、「何分以内に終わらせる」と目標を決めます。時間を意識しながら作業することで、「こんなことしている暇ない」と無駄なこだわりや無駄な動きに気付くことが出来るでしょう。

時間を意識して仕事をすると、意識するあまり慣れるまでケアレスミスをする可能性があります。無理のない範囲で徐々に作業時間を短くする練習をしたり、最初は見直しをするとミスも少なくなるでしょう。

効率をよくするには仕事に集中することがポイント

仕事を効率よくこなすためには、集中力を高めることは大切な事です。悩み事や気が散ることが多いとやりなれた仕事でもいつもより時間が掛かったりミスをすることがあります。

その日によって集中力には差があると思いますが、仕事をする上で自然と集中力を高めていく簡単な方法があります。

それは、短時間で簡単に終わる仕事から始めたり、自分の中で好きな仕事から手を付けることです。

先にご説明した通り、仕事は優先順位を決めて取り掛かる事は効率化に重要な事です。しかし、優先順位通りに仕事を始めても、集中力が低いままダラダラしてしまってはかえって効率が悪くなります。

短時間で達成できるような簡単な仕事をあえて先に進めると、集中力を高めるための助走になります。

これは出来るだけ単純作業がお勧めで、目標時間を決めて時間を意識しながら作業を進めます。時間を意識しつつ単純で簡単な仕事をするうちに、徐々に仕事モードに入りやすくなります。

仕事のはじめだけでなく、気分転換代わりに途中で挟んでもいいでしょう。

効率よく仕事するために出来る毎日の習慣

仕事を効率よく進めるためには、環境も大切です。

一般的にデスクが整理整頓されている人の方が仕事が出来ると言われますが、ただ綺麗好きな訳ではなく、自分のやりやすい環境を作ったら整理整頓されている状態だったという事です。

ごちゃごちゃしていると、大切な書類を紛失しても気がつきにくかったり、必要な資料を見つけるのに時間が掛かってしまう事があるでしょう。

デスクがごちゃごちゃしている人は、少し早く出社してデスク周りの整頓を習慣化するのがお勧めです。

また、早めに出社したら整理整頓をするだけでなく、その日の仕事内容を把握して、スケジュールを組み立てましょう。大雑把にでも良いので、優先順位を付けたらそれぞれの作業手順を確認して、スケジュールを立てて行きます。

優先順位を付けるのが大切という話を繰り返していますが、優先順位を付けるためにはその日の仕事は何があるのかを把握しなければいけません。

始業時間ギリギリに出社して、その日の仕事の全容を把握しないまま手あたり次第仕事を進めても効率が悪いです。

少し早めに出勤し、落ち着いて順番を組み立てたり、「この仕事の時はこういう風に動く」等のシミュレーションをしておくと、スムーズに動けます。