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欠席をお詫びする場合のメールは当日連絡は控えましょう

社会人になると、社内の同僚や上司と食事に行く機会もあると思います。
それだけではなく、取引先の相手から誘いを受けることも出てくるでしょう。

食事の場では普段とは違う話も出来ますし、今後の仕事を円滑に進めてくれるための重要な役割があります。

もちろん出席出来ることがベストですが、都合が合わないことや体調が優れないなどの理由で欠席をしなければならないこともあります。

欠席をする場合は、断ってしまうことに対して申し訳ないとお詫びをするようにして下さい。
きちんとお詫びをしてもらえたら、きっと断られたことに対して嫌悪感を抱くということにはならないはずです。

欠席することが事前にわかっている場合は、メールで連絡を入れる方法でも構いません。
大切なのは、しっかり欠席の意思を伝えることです。
申し訳ない気持ちから曖昧にしておくことは避けましょう。

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メールで欠席をお詫びする場合は、事前にわかっていることが前提である

会社で出席しなくてはいけない会議などにどうしても欠席になる時、欠席をする意思をメールで伝えなくてはいけません。一度出席するつもりで連絡した場合、欠席を連絡するのもしづらいですよね。誘われている食事の誘いに初めから断るのもメールでどのように断ったら良いのか、相手の方に失礼にならないメールの書き方は知るべきです。

時期は、欠席がわかった時点で

メールを出すタイミングは、あなたが誘われた会食に欠席せざるを得ない時に即座に送るべきです。あなたが欠席することで何か不都合が相手の方に起こるかもしれません。タイミングは、あなたが欠席が決まった時点で、すぐに伝えるようにして下さい。

はっきりと欠席の意思を伝える

メールで欠席の意思を伝える際、まわりくどく欠席の意思は伝えないで下さい。

欠席なら、丁寧な口調で、欠席へのお詫びの言葉と、欠席の意思をメールで伝えて下さい。お誘い頂いたことに感謝の気持ちも忘れずに、メールの中に書いて下さいね。

メールは文字で伝えるからこそ、欠席のお詫びはわかりやすく丁寧に

誘われていることに対して、あなたはメールで丁寧に欠席のお詫びの言葉を送ろうとしていますか?その際、相手の方には、失礼が無いように、欠席の意思を相手の方に伝える書き方を学びましょう。

相手に心配をさせる理由は書かない方が良い

欠席の理由ですが、相手に心配をさせる内容であれば、書かないのがマナーになります。私は欠席できないことになりましたが、など欠席をする意思をはっきりと文字で伝えること、また、相手の方が理解しやすい言葉遣いでメールで欠席のメールとして下さい。

口調はあくまでも丁寧にして下さい。「大変申し訳ありません」という言葉は欠席の際、よく使われる丁寧な言葉遣いになります。

また何か次の機会があれば、誘って下さいというニュアンスを最後の部分に書き、欠席のメールにして下さい。「大変恐縮ではありますが」という言葉もよく使われます。欠席のメールの際も、使用するようにして下さい。

欠席の連絡が当日になる場合は電話で連絡を!後日メールでお詫びの言葉を伝えましょう

出席するつもりだったのに、急遽、仕事で誘われている会食等に欠席になってしまう時、まず、電話で連絡することができます。急なので、メールで連絡することはできません。必ず、相手の方には、電話で欠席になる意思を伝えて下さい。

相手の方も当日はかなり忙しい可能性があります。メールは避けて、とりあえずは電話をかけるようにして下さい。そして、急に欠席になってしまったことについて、お詫びをするメールを後日、送るようにして下さい。

無断欠席は信用を落とします。仕事なら尚更です。当日どうしても欠席にならざる終えない用事ができたら、その時点で、相手の方にまずは電話連絡をし、後日、お詫びのメールを送るようにして下さい。

欠席をお詫びするメールは、社内連絡でも使われることは珍しくない

社外だけではなく、社内でも、仕事上、何かに関わる欠席のメールを使われます。日常茶飯事とまではいきませんが、何かに対する欠席メールはよく使われます。

社内で何かに欠席する場合も、お詫びのメールは送ります。

初めは、社内ですので、「お疲れ様です」から始まり、どの件について欠席になるのか、伝えます。理由は仕事に関することであれば書いても構わないと思います。どうしても、欠席になる理由も書き添えても構いません。

会議などに欠席になる理由を書き、そして、お詫びの文章、「申し訳ありません」を一言付け加えるのです。

ただ、仕事上、どちらを優先させなくてはいけないのか、判断に困る時もあります。欠席と決める前に、上司に相談した方が仕事は上手くいくと思います。

なかなか断りにくい上司の誘いを円滑に断るために

上司からのお誘いに、欠席を言い出すのも、難しいですよね。いつもお世話になっている上司だからこそ、欠席をあなたからメールで切り出すのも、一苦労だと思います。上司との関係を崩すことなしに、上手にメールで上司からのお誘いを断れることは不可能ではありません。

「せっかくですが、お気持ちだけ頂戴して」という言葉を使う

いつもお世話になっていて、申し訳ないのですが、という意味の言葉です。他にも欠席を伝えるのにみあう言葉遣いはあります。上記の言葉を使い、上手に上司からの誘いを断って下さい。

せっかくお誘い頂いたのに申し訳ないのですが、など「せっかく~して頂いて申し訳ないのですが」というニュアンスの言葉はよく使われます。いつもお世話になっている上司からのお誘いを断りたい時、欠席になる意思をメールで伝えたい時に使える言葉のニュアンスだと思います。

大変申し訳ないのですがという言葉遣いも欠席をする時、何か誘いを受けた時の断りの表現になります。どうしても言葉が思いつかない時、上記の言葉を使って、欠席のメールにして下さい。

いつもお世話になっている上司だからこそ、直接言いづらいというのもあると思います。メールで上記の文章をうまくつなぎ合わせて見合わせるというのもお誘いをお断りする手です。