欠席をお詫びする場合のメールは当日連絡は控えましょう

社会人になると、社内の同僚や上司と食事に行く機会もあると思います。
それだけではなく、取引先の相手から誘いを受けることも出てくるでしょう。

食事の場では普段とは違う話も出来ますし、今後の仕事を円滑に進めてくれるための重要な役割があります。

もちろん出席出来ることがベストですが、都合が合わないことや体調が優れないなどの理由で欠席をしなければならないこともあります。

欠席をする場合は、断ってしまうことに対して申し訳ないとお詫びをするようにして下さい。
きちんとお詫びをしてもらえたら、きっと断られたことに対して嫌悪感を抱くということにはならないはずです。

欠席することが事前にわかっている場合は、メールで連絡を入れる方法でも構いません。
大切なのは、しっかり欠席の意思を伝えることです。
申し訳ない気持ちから曖昧にしておくことは避けましょう。

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メールで欠席をお詫びする場合は、事前にわかっていることが前提である

時期は、欠席がわかった時点で

メールを出すタイミングは、あなたが誘われた会食に欠席せざるを得ない時に即座に送るべきです。あなたが欠席することで何か不都合が相手の方に起こるかもしれません。タイミングは、あなたが欠席が決まった時点で、すぐに伝えるようにして下さい。

はっきりと欠席の意思を伝える

メールで欠席の意思を伝える際、まわりくどく欠席の意思は伝えないで下さい。

メールは文字で伝えるからこそ、欠席のお詫びはわかりやすく丁寧に

誘われていることに対して、あなたはメールで丁寧に欠席のお詫びの言葉を送ろうとしていますか？その際、相手の方には、失礼が無いように、欠席の意思を相手の方に伝える書き方を学びましょう。

相手に心配をさせる理由は書かない方が良い

口調はあくまでも丁寧にして下さい。「大変申し訳ありません」という言葉は欠席の際、よく使われる丁寧な言葉遣いになります。

また何か次の機会があれば、誘って下さいというニュアンスを最後の部分に書き、欠席のメールにして下さい。「大変恐縮ではありますが」という言葉もよく使われます。欠席のメールの際も、使用するようにして下さい。

欠席の連絡が当日になる場合は電話で連絡を！後日メールでお詫びの言葉を伝えましょう

出席するつもりだったのに、急遽、仕事で誘われている会食等に欠席になってしまう時、まず、電話で連絡することができます。急なので、メールで連絡することはできません。必ず、相手の方には、電話で欠席になる意思を伝えて下さい。

相手の方も当日はかなり忙しい可能性があります。メールは避けて、とりあえずは電話をかけるようにして下さい。そして、急に欠席になってしまったことについて、お詫びをするメールを後日、送るようにして下さい。

欠席をお詫びするメールは、社内連絡でも使われることは珍しくない

社外だけではなく、社内でも、仕事上、何かに関わる欠席のメールを使われます。日常茶飯事とまではいきませんが、何かに対する欠席メールはよく使われます。

社内で何かに欠席する場合も、お詫びのメールは送ります。

初めは、社内ですので、「お疲れ様です」から始まり、どの件について欠席になるのか、伝えます。理由は仕事に関することであれば書いても構わないと思います。どうしても、欠席になる理由も書き添えても構いません。

会議などに欠席になる理由を書き、そして、お詫びの文章、「申し訳ありません」を一言付け加えるのです。

なかなか断りにくい上司の誘いを円滑に断るために

上司からのお誘いに、欠席を言い出すのも、難しいですよね。いつもお世話になっている上司だからこそ、欠席をあなたからメールで切り出すのも、一苦労だと思います。上司との関係を崩すことなしに、上手にメールで上司からのお誘いを断れることは不可能ではありません。

「せっかくですが、お気持ちだけ頂戴して」という言葉を使う

いつもお世話になっていて、申し訳ないのですが、という意味の言葉です。他にも欠席を伝えるのにみあう言葉遣いはあります。上記の言葉を使い、上手に上司からの誘いを断って下さい。

大変申し訳ないのですがという言葉遣いも欠席をする時、何か誘いを受けた時の断りの表現になります。どうしても言葉が思いつかない時、上記の言葉を使って、欠席のメールにして下さい。