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仕事での会合やパーティーを欠席する場合の謝罪メールについて

仕事をしていると、様々な会社とお付き合いがあり、時にはパーティーに呼ばれることもあります。

しかし他の仕事が入ってしまって、欠席をしなくてはいけない場面に出くわすことも少なくはありません。そんな時、欠席のお詫びはどの様にして伝えると良いのでしょうか。

ここでは謝罪をメールで行う場合の、書き方のポイントや注意点などをご紹介いたします。参考になさってください。

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欠席の謝罪がメールでOKな場合とタイミングについて

会議や招待されたパーティーなどを欠席する場合には、直接伝えたりそれができない時には電話やメールを使って伝えることになります。

突然決まった場合などにはすぐに連絡する必要があるのでその手段としてメールを使っている人も多くいるでしょう。
そんな便利なメールですが、ビジネスシーンで使用する時にはそれだけではあまりよくありません。
状況いよってメールの使用が好ましくない場合もあるのです。

直前に欠席することになった

この場合には、必ず電話連絡です。
メールはいつでも確認できるものではないですし、直前の欠席でメールを使うと誠意も伝わりません。
電話だと必ず欠席するとうことや謝罪の気持ちも伝えることもできるので、電話連絡にしましょう。

事前に欠席することが分かっている

その場合には、メールでの連絡で問題ありません。
しかし、メールで連絡するにしても必ずその後電話で合わせて謝罪するようにしましょう。

はじめにメールを送った時点で相手に改めて謝罪させていただきますと書いておいたり、相手の状況を把握できるような文面にしておくことで電話での連絡もしやすくなるでしょう。

欠席をメールで送る場合、謝罪メールのポイント

メールで欠席することを伝える場合には、書き方が大切です。
直接会って謝罪したり、電話などで話すわけではないので書き方によっては気持ちが伝わらなかったり、違う取られ方をしてしまう可能性もあります。

謝罪メールのポイント

  1. 誘って頂いたことへの感謝をはじめに書く
    まずは感謝から始めるのが謝罪メールの基本です。
  2. 欠席できないことを書く
    欠席できないということを述べるときですが、具体的な理由を書く必要はありません。
    取引先の場合、その内容によっては先方に余計な心配をかけてしまう可能性があるからです。
    どうしても理由を書かなければいけないということもないので、仕事が理由(出張や会議)以外の場合には書かないほうがいいでしょう。
    また、申し訳ありませんというような謝罪の言葉はきちんと使いましょう。
  3. 最後にもう一度謝罪の言葉を書く
    メールの最後には再度謝罪し、締めくくりましょう。
社外へのメールですので、軽くならないように気をつけましょう。
欠席するものが会議などではなくパーティーなどであった場合には、そのパーティーが盛り上がることを祈っているとうような文面をプラスするのもおすすめです。

社外への欠席の謝罪メールによく使う言葉をご紹介

社外への欠席のメールを送る際には感謝の気持ちと謝罪の気持ちを書くこととなります。
具体的にはどのような言葉を使ってその気持を表すことが多いのか、よく使われる言葉をそれぞれご紹介します。

感謝の気持ちを表すときに使われる言葉

  • ありがとうございます
  • 心から感謝いたします
  • 重ねてお礼申し上げます

上記のような言葉が使われることが多くなります。
ありがとうございますという言葉を基本として、感謝の言葉を再度使う場合には同じ言葉を続けて書くのは上手な文章に見えないことがあります。
相手にもスッと気持ちが伝わるようにありがとうございますを再度使うより、重ねてお礼申し上げます。と言い換えるといいでしょう。

謝罪の気持ちを伝えるときに使う言葉

  • 申し訳ございません
  • お詫び申し上げます
  • 陳謝いたします

これらの事を欠席を詫びるときに使用して謝罪しましょう。
「~のため出席できず申し訳ございません」「欠席となってしまったこと、お詫び申し上げます」といったように使用してみましょう。
社外への謝罪のメールで「ごめんなさい」という表現は使わないので気をつけてくださいね。

どのような謝罪メールも時間を置くのはNG

欠席に対する謝罪メールだけではなくても、謝罪メールの基本は早く行うことが鉄則です。

欠席の場合には、早く連絡して相手にお知らせするのが礼儀ですし、トラブルが起きた場合のメールでは、ゆっくりしているようでは反省もみられませんし事態が悪化する可能性もあります。
冷静になってからとあえて時間を置く人もいるかもしれませんが、それは逆効果です。

なにか問題が起こったときにはすぐにその問題解決に取り掛かり、対処法を考えてメールを送りましょう。
謝罪のメールは後回しにすればするほど、自分や会社の誠意が伝わりにくくなりますしすぐに取り掛かることで、これからの関係性も今までと同じようにできるはずです。

謝罪をするときはすぐに行ったほうが関係も円滑になります。
顔が見えなかったり、声が聞こえないメールだからこそ早めの対応が大切なのでしょう。

欠席の謝罪メールは件名にも注意をしましょう

メールの本文と共に大切なのがその件名です。

ビジネスメールにおいては件名を記入しないことはマナー違反となるのでしっかりと記入するようにしましょう。

では、謝罪メールの場合にはどのような件名にすることが好ましいのでしょうか。

メールの件名に求めることは、どのような内容のメールなのかわかるようにすることです。
例えば「新社屋完成パーティーについて」という件名と「新社屋完成パーティー欠席のお詫び」という件名では後者のほうがひと目で内容がわかります。

件名に「欠席」「お詫び」という言葉を入れることによってそのことに関するメールなんだなと本文を見る前に件名だけで判断することができます。

相手が忙しい時には、先に件名だけみて後で本文の確認をすることもあります。
ですので、件名には社名を一緒にいれておくと、よりわかりやすく親切ですね。

本文ほど重要視されなさそうなメールの件名ですが、しっかりとマナーを守り、相手がわかりやすいような表記とするようにしましょう。