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受付の対応で感じが良いと思ってもらえるマナー

受付は、会社の顔とも言える場所です。
その時に間違った対応をしてしまうと、来社したお客様や、そのお客様と商談をする社内の人にも迷惑をかけてしまいます。
そうならないようにするためには、基本のマナーや、対応のポイントをしっかり押さえる必要があります。
ここでは、受付での対応の印象が良くなるコツなどについてご紹介しますので、是非参考にしてみてください。

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受付対応での第一印象を良くする基本のマナー

会社の受付はお客様が一番に向かう場所で、その対応が会社の印象となることも多いです。
受付対応は第一印象が大切ですが、その大部分を左右するのが受付の身だしなみです。

身だしなみが整っていないと、どんなに素敵な対応をされても印象には残りません。

第一印象を良くする身だしなみ

  • 髪の毛
    髪の毛の色については会社によって規定もあるかと思いますが、カラーがOKの場合も明るすぎたり奇抜な髪色にするのはやめましょう。
    ロングヘアの場合は、おろしているよりもまとめたほうが清潔感が出ます。
  • ナチュラルメイク
    メイクをすることは大切ですが、派手過ぎないようにしましょう。

  • ネイルもメイクと一緒に派手しないのがいいでしょう。
    ネイルをする場合でも、長すぎる爪はよくありません。
  • 服装
    規定の制服の場合でも、自分で用意する場合にもシワや汚れのないようにしましょう。
    特に、自分で用意する場合には、短いスカート、大きく胸元が空いているなど露出が多くなるような服装にはしません。
    靴も毎日お手入れをしてキレイな状態で履きましょう。
身だしなみは目に見えるものだけではありません。
自分で気づきにくいのがニオイです。
歯磨きをしていても食事によってはいつまでも口臭がして相手に不快な思いをさせたり、香水のつけすぎで気分を悪くさせる可能性もあります。

ですので、ニオイが気になるような食事は控えたり、香水はほんの少し付ける程度にするなどして気をつけましょう。

受付にお客様が来社した時の対応の流れとマナー

実際にマナーとしてどのような流れで対応するのか確認します。

  1. 受付にお客様が来たら挨拶をします。
    これは最も大切なことです。立ち上がり「いらっしゃいませ」というのが一般的でしょう。
    この時の表情として、笑顔でまた大きな声で聞こえるようにいいましょう。
    同じ挨拶でもなにか作業をしながら言われたり、相手の目を見ないで適当に言ったものでは与える印象は正反対です。
  2. 最初の挨拶をしたら、用件やお名前をいただきます。
    取り次ぐ際に、相手の名前は必須なので名乗っていただけない場合にはこちらから聞くようにしましょう。
  3. その後、部屋まで案内する時には、お客様の少し前をスピードなどに注意しながら歩きましょう。
    この時、お客様は通路の中央を歩いてもらいますが、自分も一緒になって中央を歩かないようにしてください。
    お客様から見て右側の前方を歩くように気をつけましょう。
  4. エレベーターに乗る時には、自分が乗ってボタンを押すようにします。
    気遣いとして、お客様がのり終わるまでは扉が閉まらないように押さえておきましょう。ここでお客様に背中を向けたまま乗るのはNGです。
  5. 部屋についたら、好きな席に座ってもらうのではなく、上座に座って頂くように案内します。
全てが終了してお帰りになる時には、玄関までお見送りするのではなく、エレベーターまでで構いません。
ボタンを押してまち、乗ったら扉が閉まって動きだすまでお辞儀をしてお見送りします。その際にありがとうございましたという言葉を一緒にそえましょう。

受付で良い対応と心遣いをすることが最高のマナー

受付の対応は、部屋まで案内することだけではありません。

案内後にどのような対応ができるか、心遣いができるとよりよいマナーとなります。

まずは、案内した部屋の状態についてです。
きれいに整頓されているかは大切です。
過ごしやすい室温か、換気がされているかも事前に確認しておけるといいですね。
会議で使う部屋が極端に熱かったり寒かったりすると、会議にも集中できません。

また、その他にも来客者にお茶を出すなどの仕事もありますが、きちんとしたマナーに則って行います。
お茶を出す時には、出す順番も重要ですしこぼしたり数が足りないなどの失礼がないようにします。

そしてマナーと共に大切なのは相手を思う心遣いです。
受付をしていると、これまでに何度も同じ方を案内していると思います。
これまでに話した内容から声をかけたり、相手が言われてうれしく思う褒め言葉なども伝える事ができると素敵です。

前回、熱いお茶が苦手な人だと分かった場合には、冷たいお茶を出すなどといったようなことも相手にとっては覚えてくれていたとありがたくまた、嬉しい気持ちになります。さりげない気配りや心遣いができることは、受付の対応としてはとても重要です。

受付での対応の印象を良くするには、声の出し方に気をつけよう

受付では身だしなみとともに、その声の出し方も印象を左右します。

声の出し方がいいと、相手にもいい声だなと思ってもらえます。
どんな声をいい声と感じるのでしょうか。

まずは、明るい声、張りのある聞きやすい声が代表的です。
小さい声やボソボソつぶやくような話し声は、いい声とも感じませんし印象もあまり良くありません。

自然とそのような声を出すことができていればいいですが、基本的には意識していい声を出すようにしてみましょう。

女性であれば声の高さを少し高くしてみます。
その中でも、聞き取りやすい声の周波数も決まっているのでそこを意識するといいかもしれません。

話す時にはずっといい声、大きい声で話すよりもメリハリをつけて話したり、滑舌をよくして聞き取りやすくするなどするのも効果的です。

受付もこれでバッチリ!素敵な笑顔で対応するコツ

受付での対応に必要なものといえば笑顔です。

楽しい時には自然と笑顔になりますが、自分で笑顔を作るとできなかったりできても不自然になってしまうことも多くあります。

素敵な笑顔に見えるのは、ポイントがあります。

  • 口角があがっている
  • 歯が見える笑顔
  • 目尻が下がっている

これらのポイントをおさえて自然で素敵な笑顔を作れるようにしましょう。

いきなり笑顔をつくるのは難しいので、普段からのトレーニングが重要です。
顔の表情筋を鍛えたり、自分が笑顔になれるものをみて普段から笑顔が多い生活を送ります。
また、笑顔の練習をする時には鏡をみて練習するようにしてください。
練習と共に、普段から笑顔の多い生活を送るようにすると素敵な笑顔で対応できるでしょう。