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名刺交換の挨拶で印象は決まる!ビジネスにおける基本マナー

名刺交換の挨拶はビジネスにおいて欠かせないものです。
これから名刺交換をするようになるという新入社員の人は、名刺交換をする前に基本のマナーを頭に入れておきましょう。

そこで、名刺交換の挨拶で気をつけたい注意点などビジネスにおける基本マナーについてお伝えしていきましょう。

名刺交換では相手から好感を持たれるような挨拶をするのがポイントです。
ぜひ参考に社会人として今後のビジネスで活かしていきましょう。

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名刺交換の挨拶の基本はすぐに渡せるように準備をしておくこと

名刺交換は社会人特有の挨拶であり新入社員の方は絶対に覚えておかなければいけない事の一つとなっています。
そこでまずはじめは名刺交換の基本についてお伝えします。
失礼のない名刺交換ができるようにしっかりと基本を押さえておきましょう。

名刺交換の基本とは

基本の1つめは「名刺を交換しやすい場所に移動する事」です。
名刺交換は相手と向かい合って行うものです。
担当者が部屋に入ってきたタイミングで速やかに名刺の交換を行いやすい場所まで移動しましょう。
当然ながら着席した状態やテーブルを挟んでの交換は失礼にあたってしまいますので厳禁です。

基本の2つめは「名刺を用意しておく事」です。

名刺交換はスムーズに行うのも基本の一つとなっています。
ケースの下に必要分の名刺を用意しておくようにしましょう。もしも交換する人数分が分からないのであれば少し多めに用意しておくと良いでしょう。

名刺交換の基本は以上2つです。
しっかりと基本を押さえておかないと取引先の方と対面した時にバタバタしてしまったり、相手を待たせてしまう可能性もあるかもしれませんので注意しましょう。

名刺を交換しながら挨拶するときは名乗りながら相手に渡しましょう

名刺を交換する時は軽く挨拶を交わしながら交換を行うと好印象です。
そこで次は名刺を交換する時の挨拶について見てみましょう。

名刺交換時の挨拶

挨拶は基本的に「フルネーム」と「会社名」の二つを名乗ればOKです。名刺を相手に渡す時にこれら二つを伝えながら渡すようにしましょう。
また同様の流れで相手から名刺を受け取った際には「頂戴します」等と一言伝えてから受け取るようにします。

万が一、先方から先に名刺を差し出された場合には先に受け取り、その後に「申し遅れました」と伝えて、上記の通り名刺交換を行いましょう。

名刺交換は自分の評価に関わる事もある重要な挨拶です。良い印象で名刺交換を終える事ができるようにしましょう。

ビジネスでの挨拶で名刺を交換する際に気をつけたい注意点

名刺交換をする際には気をつけておきたいポイントもいくつかあります。

名刺交換をする時に気をつけるべき点

  • 予め名刺の状態を確認しておく
    名刺は汚れや折り曲がりがない状態が当たり前です。
    その当たり前ができていないとあなたの評価を下げる事になりますのでよくチェックしておくようにしましょう。
  • 頂戴した名刺を忘れないようにする
    名刺交換で先方から頂戴した名刺を忘れることは先方に対してすごく失礼にあたってしまいます。絶対に忘れることのないように頭に叩き込んでおきましょう。
  • 名刺は名刺ケースに入れて持ち運ぶ
    名刺を裸のまま持ち運ぶのは社会人としての品位が問われます。
    名刺は名刺ケースに入れてケースから取り出した名刺を先方へお渡しするように徹底し、名刺ケースを持っていない場合は、先方に伺う前にしっかりと用意しておくようにしましょう。
    ただ名刺ケースの大きさによっては名刺が折れ曲がる事もありますので、余裕をもったサイズのケースを選ぶ事も大切です。
  • 自分のペースで名刺交換をスタートさせない
    名刺交換は自分と相手の両者の準備が整った段階で行うことで慌しい挨拶になることなくスムーズに行うことができます。
    自分の準備が整ったからと言ってさっさと渡してしまうと先方を焦らせてしまうかもしれませんので注意しましょう。

複数の人と交換をするときは名刺を切らさないように準備しましょう

名刺交換は多くの場面で行われます。
一対一で行う場合もあれば数人程度で行う場合もあり、場合によっては、それ以上の人数を相手に行う事もあります。

つまり名刺は常に補充しておかなければいけないという事です。特に前述した大勢の方々と名刺交換をする予定があるのであれば尚更です。
社会人として名刺交換時に名刺が切れている状態は「だらしない」と思われかねませんのでしっかりと準備しておく必要があるのです。

また複数の人と名刺交換をする予定が分かっているのであれば事前にどの位の名刺が必要になるかもチェックしておくと安心です。

一方で複数の相手と名刺交換をする時は基本的に「役職の高い者同士」から交換することがマナーとなっています。

つまり上司が同行している場合は上司の名刺交換が一通り済んでから自分の名刺交換をスタートさせます。
もしも、あなたが一人で先方に伺っている(上司が同行していない)のであれば、その時は「役職の高い相手」から順に名刺交換を行っていきます。
また、万が一時間に限りがある場合は限られた相手だけで名刺交換を行う場合や上司の名刺交換が一通り終わる前に自分が名刺交換をスタートさせる場合もあるようですので、覚えておきましょう。

頂いた名刺は早めに整理しておくとビジネスで活用できる

名刺交換で頂戴した名刺はその都度整理しておくようにしましょう。

頂戴して持ち帰った段階ですぐに名刺を整理しておけば名刺を確認したい時にすぐに取り出して確認することができて探す手間がなくなります。
さらに名刺を整理する時は、裏面に交換時の日にちや会社の特徴、会話の内容やお相手の趣味等を記しておけば、次に打ち合わせで会った時にその情報を元にコミュニケーションを取ることができて好印象を与える事もできます。

名刺は頂く機会が多いからこそ、こまめに整理しておく事が大切なのです。
最初はその会社の特徴等を頭で記憶する事ができても、頂く枚数が多くなればいずれ限界がきてしまうはずですから、ぜひ自分なりの方法で名刺管理をするようにしてみて下さいね。