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メールを送信する時間は「就業時間内」にがマナー

ビジネスシーンではメールで取引先と連絡を取り合うことも少なくありません。
メールなら都合の良いときに確認出来るので便利だ、という声も多く聞かれます。

そんな便利なメールですが、やはり送信するには時間の配慮も必要です。
いくら都合の良いときに確認出来るとは言え、深夜に送信してしまっては着信音で起こしてしまう可能性もあります。

自分が迷惑に感じる時間にはメールをしない、ということがマナーですが、その時間にも個人差があるでしょう。

社会人のマナーとしてメールを送信しても問題のない時間について見ていきましょう。
メールのマナーについても紹介していきます。

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メールを送信しても問題のない時間とは。マナーを守るならこの時間までに

仕事中は覚えていたのに、帰宅途中に「大事な仕事の連絡を忘れてた!」と後で思い出すという経験をされた方も多いと思います。

仕事の内容によってはその日のうちに送ってしまいたいと思うかもしれません。

しかし、このメール連絡には送る時間帯のマナーがあります。

重要な内容だからと時間を気にせず送るのではなく、相手にも仕事以外のプライベートな時間があるということを覚えておかなければなりません。

相手の就業時間がいつからいつまでなのかを意識することが大切です。

夜遅い時間のメールは相手に迷惑となってしまうため控えるように気をつけましょう。

定時と設定されている時間の多くが17時から19時となっていますが、マナーを守ることを重視し、17時までには送るようにしましょう。

メールの時間によっては、トラブルを引き起こす原因になることも

メールの内容が、重要なものであっても送るのが遅い場合トラブルを引き起こしてしまう場合があります。

遅くにメールをするのは、あくまでこちらの都合であることを忘れてはいけません。

メールが遅いことで自分だけではなく他の社員や会社のイメージ悪化につながってしまう

メールは直接顔を合わせずに伝えることができますが、送る内容だけではなく時間によっても印象が左右されます。

また、会社によっては仕事のメールを夜間などは自分のスマートフォンなどに転送される設定にしている所もあります。

既に仕事を終えてプライベートな時間を過ごしているかもしれない相手に仕事の内容のメールを送ることは迷惑となってしまいます。

どうしてもすぐにメールをしなければならない場合は、相手を不快にさせない配慮を

すぐにメールをしなければいけない場合の対処は次のことに注意しましょう。

また、遅れてメールをする場合は言い訳のように遅れた理由を説明してしまいがち。

しかし、この遅れた理由は相手には関係のないことです。

そのため、遅れた理由について長々と説明するのは避けましょう。

  1. 謝罪の文章
    夜遅くなどにメールを受け取った方はメールが届いた時点で驚いてしまうと思います。まずは、仕事の内容の前にメールが遅くなってしまったことを謝罪する文章を載せます。
  2. 理由
    次に遅くなってしまった理由を載せます。
  3. 仕事の内容
    最後に仕事の内容を漏れることがないようにしっかり載せます。

メールのマナーは時間だけではない!送信前にしっかり曜日も確認しよう

メールを送る時間に気をつけることの他に送る曜日にも気をつける必要があります。

職種によって就業時間・勤務する曜日が違う

自分は仕事をしていても相手の方は休みということもあります。

メールを送る相手の方の会社はいつが休みなのかを予め確認することを習慣づけておくと、間違って相手の方の休日にメールを送ってしまうというミスを起こしにくくなります。

また、休日でも早めの時間なら良いということでもありません。

相手の方によっては休みの前日に予定があり就寝時間が遅くお昼ごろでもまだ休んでいるという可能性もあります。

自分が、休みの日の仕事とは関係ない時間を過ごしている時に仕事のメールが届いたらどんな気持ちになるかを考えてみるとわかりやすいと思います。

休日の過ごし方は人それぞれです。相手の方の休日の負担とならないようにしましょう。

特にビジネスメールは内容にも十分なチェックをすることがマナー

仕事のメールでは、プライベートと同じ感覚で送るのではなくしっかりと内容を確認する必要があります。

いくつ気をつけるポイントを紹介します。

文章

プライベートなメールだと、少し呉字・脱字があっても気になりませんが、仕事のメールに呉字・脱字が多くあると印象が悪くなってしまいます。

しっかりと見直して呉字・脱字がないように文章に気をつけましょう。

挨拶
メールの文面の挨拶は、省かずに必ずしっかり載せましょう。

相手が目の前にいないと気が抜けてしまいがちですが、印象を悪くして仕事に影響してしまわないように挨拶文にも心を込めましょう。

挨拶をしっかりすることで、仕事のやる気にも繋がります。

宛名

複数の人がそのメールを見ることもあります。

会社の誰に宛てた内容なのかがわかるように部署名なども付けて宛名を載せましょう。

締め

最後に自分の連絡先や部署名、名前なども載せておくと相手の方がメールを最後まで読んだ後に誰に返信する内容なのかを再確認することができます。

資料

添付する資料の取り扱いには十分注意をしましょう。

中には会社にとって重要な資料もあります。

相手の方に間違って他の資料などを添付してしまうことがないようにしましょう。