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電話が怖い【仕事編】克服するためにすぐに取り入れたいコツ

電話はどの仕事でも必要な業務のひとつ。電話が苦手で怖いという人も仕事で電話応対をしなければならないことが多いでしょう。

そこで、電話が苦手で怖いというあなたのための仕事での電話応対を克服するためのコツやポイントについてお伝えしていきましょう。

電話に出る前にまずは呼吸を整えて気持ちを落ち着かせることも大切です。
ぜひ参考にしてみてください。

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仕事で電話に出るのが怖いなら他の人の電話応対を観察してみましょう

仕事の電話が怖い人は多い

仕事の電話が怖いという人は、実は少なくありません。理由は様々です。「相手の名前や話していることが聞き取れない」「会話や自分の応答の仕方が周囲に聞かれているのが嫌だ」「作業が中断されるし仕事が増えるから嫌だ」「クレーマーにあたってトラウマになった」などなど。しかし、とにかく回数をこなし慣れることです。そうしたらだんだんと落ち着いて対応することができるようになります。新人のうちは辛いこともありますが、今を耐え抜けるよう頑張りましょう。

先輩の電話応対をよく観察しよう

先輩社員の口調や言葉遣い、相槌の打ち方や、確認している内容など、聞き耳を立てて観察してみましょう。話している用件は同じなのに、先輩社員の方がスムーズに応対しているように感じますよね。それは今までの経験から、どういう風に聞いたら手っ取り早いか、どう言ったら相手に伝わるかというのを学んできたからです。

先輩の良いところを真似することから始めてみたら、だんだんと自分の改善点も見えてきて、良い応答の仕方というのがわかってくるでしょう。ちなみに自分が早口になっていると、相手も早口になりやすいので、ゆっくりした口調を心がけることは有効ですよ。

仕事での怖い電話応対には数をこなして慣れるのが一番

電話応対は数をこなすのが一番

電話を取りたくないという思いが強くなると、コール音さえ怖いと感じるようになってしまいます。
しかし取りたくない余りに待っていたら、先輩社員や上司が取ってしまったり、「新人が取れよ」と思われているんじゃないかとか不安になってしまったり、そんな時間の方が怖かったりします。
そんな思いをするぐらいなら、さっさと自分が取ってしまった方が楽な気持ちになれます。

電話応対が苦手だと仕事の電話を取ることはとにかく憂鬱ですよね。しかし、1日の始まり、1回目は憂鬱でも、5回電話を取ってきたあたりから気持ちは楽になっているのではないでしょうか。また、1回目よりスムーズに応対ができるようになっているはずです。
失敗をしてしまったり、クレーマーに当たってしまったり、時には嫌な思いをすることがあるかもしれません。しかしそこで電話がかかってくる恐怖やトラウマをさらに強めてしまわないためにも、また電話が鳴ったらくじけずに出ることが大切です。

また回数をこなすことで、よくかかってくる会社名や担当者名、取り次ぎ先、大体相手が言いたいことなどが最初の時点でわかるようになってきます。早いうちにその雰囲気を掴むことで後が楽になりますよ。

電話をかけるのが怖いときは仕事の内容をシナリオにしましょう

仕事の電話はメモを活用しよう

  • カンペを作る
    カンペを用意しておくのはとても有効です。「お電話ありがとうございます」から始まるような単純な挨拶さえも、最初のころはカンペを用意してそれを見つつ受け答えすると、落ち着いて対応できますよ。また確認事項が複雑なことは、フローチャートのようにして答えがYES/NOだった場合…とパターン別に用意しておくと良いです。
  • メモの取り方
    仕事の電話を取った時は、聞き取ることに必死でメモが疎かになりがちです。電話が終わった後から見返したらぐちゃぐちゃでわからない、メモの内容同士が混ざってしまった、名前は書いてあるけど誰宛ての電話か、どこの誰かわからなくなったということも多々ありますよね。そのため後から見返したときにわかりやすいメモを作るようにしましょう。
メモに仕切りを書いて、見出しに「会社名:担当者:誰宛:用件」と書いてフォームを作っておきます。そして電話がかかってきたら、そのフォームに沿ってメモしていくようにすると、後から見た時にわかりやすくなりおすすめです。

怖がらずに積極的に電話に出ることで仕事での信頼を得ることができる

電話応対は成長する一歩

「電話応対ってなんで新人の仕事なの?」「わかっている人が出れば話は早いのに…」と思うこともありますよね。新人も手が塞がっているというのに、先輩や上司は全く出ないということもあります。その理由は、実は先輩や上司も電話応対が怖い、嫌だからでしょう。
電話応対は取り次ぎだけでなく、時には自分の仕事が増えるときがあります。
なのであえて避けている先輩社員も多いというわけです。

しかし、電話応対の仕事は新人にとってメリットがあります。

  • 仕事を早く把握できる
    最初は名前を聞き取れなかったり、取り次ぎ方がわからなかったりと戸惑うことも多いですが、慣れてくるとだんだん把握できるようになってきます。社内の人の名前はもちろん、社外の人のことも覚えられるようになります。最初に雰囲気を掴めば掴むほど、仕事への理解が早くなります。
  • 周囲から信頼される
    職場には電話が怖い、嫌いな人が実は多いのですから、進んで電話対応をしてくれる人はありがたい存在です。苦手なことも積極的にやる新人、気遣いのできる新人として株が上がるでしょう。それに新人のうちは出た電話の全てを一人で対処する必要はありません。電話応対はメリットが多いと考えて取り組んでみるのも、上手くこなす方法の一つです。

上手く対処しきれないときは相手のためにも誰かに頼ることも必要

仕事の電話を一人で対処できない時

新人のうちは、自分で対処できそうなことは自分で対処していくことでスキルが上がっていきます。しかし時にはそれが難しい時があります。本当に何言っているのかわからない時や、どう対応すればいいかわからない電話がかかってきた時。焦れば焦るほどパニックになって、電話応対がトラウマに…なんてこともあります。

そういった上手く対応できない時というのは、上司や先輩を頼って問題ありません。

電話応答は自分一人のことだけでなく、会社のイメージを左右する仕事です。
自分で判断して勝手に動いたり、さらに悪化してしまうより、会社の一員である周囲にも協力してもらいましょう。

後からタイミングを見てお礼を言ったり、今のような電話にはどう対応すれば良かったのかと聞いておくことも大切です。

電話応対は怖くない、メリットもあるということを頭に入れておくことで気持ちが少し楽になります。責任感が強かったり、真面目な人ほど悩みやすい電話応対ですが、落ち着いて対応することを心がけましょう。