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営業先への訪問!マナーを身につけてこそ一人前のビジネスマン

営業職をしていると会社へ訪問する機会が多いですよね。

会社に訪問する時には、マナーはとても重要です。
マナー違反で相手を不快に思わせてしまうと、うまく行くはずのビジネスも頓挫してしまうかもしれません。

ここでは、営業先へ訪問する際のマナーについて準備することからご紹介します。
また、好印象を与えるためのコツについてご紹介するので、是非参考になさってくださいね。

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ビジネスマナーでは、訪問前も到着してからも準備が肝心

取引先や営業先に訪問する際のビジネスマナーとして、大切なことは準備をすることです。
訪問前の準備はもちろんですが、訪問先に到着して入る前にもちょっとした準備があります。

訪問前の準備

訪問先に連絡し、アポイントをとる

これはマナーとして最も大切です。
こちらの都合で約束もなく突然訪問するのは失礼です。
前もって連絡をして、○日の△時になどと詳しく決めておきましょう。

交通手段の確認

車で行くのであれば、どの道を通るのか、公共交通機関で向かうのであれば時刻表や停留所の確認を行います。

時間通りに進まない可能性を考えて、時間には余裕を持った計画を立てましょう。

持参する資料のチェック

資料はチェックし、前もってまとめてかばんに入れておきましょう。
明日やろうと思っていても、当日に忘れてしまったりアクシデントがあって時間がなくなるかもしれません。

到着後の準備やマナー

携帯電話の音

会社に伺う前に、携帯電話の設定の確認をします。
音がならないようにマナーモードにしておくといいでしょう。

なかでも、サイレントモードにしておくと、振動もないのでおすすめです。

上着やマフラーは脱ぐ

会社に入る前には、このようなものは脱いでおきましょう。
寒いときなど忘れてしまいがちですが気をつけてください。
そのままの状態で会社に入り受付を済ますのはマナー違反となってしまいます。

傘立ての使用

雨の場合傘を使いますが、濡れた傘を相手の会社内で持ち歩くのはやめましょう。
社内が濡れて汚れてしまいます。

水気を切って、まとめてから入るようにして傘立てに起きましょう。ない場合には受付で聞いてみてください。

訪問した時に印象をよくするビジネスマナー

取引先への印象を良くするためには、どのようなことが大切だと思いますか?

ビジネスにおいてマナーがきちんとしていることは重要です。

身だしなみはとても大切

当然家を出てくる時にはチェックしているとは思いますが、訪問先についた時にもう一度確認します。

風や雨など天候が悪い時には、髪型が崩れていたり、メイクがよれていたりする可能性も高いです。
また、服装もネクタイが曲がっていないか、上着を脱いだ後にジャケットに汚れやゴミが付いていないかなども忘れずに確認してください。

ついたらもう一度身だしなみを確認してください。
2人で訪問する際にはお互いにチェックしあえると安心ですね。

印象を良くするためには笑顔は必須

ですが、あまり不自然ににこにこ笑っている必要はありません。
それがかえって逆効果になってしまうこともあります。

軽く笑顔を作る、微笑む、そういったイメージでOKです。

ビジネスシーンに限らず、無表情でムスッとしている人よりも笑顔でいる人のほうが印象はいいですよね。
よりよい印象を与えて取引をスムーズに行うためには笑顔を忘れないようにしましょう。

ビジネスマンなら訪問時間は厳守がマナー

事前にアポイントをとったら、その訪問時間は必ず守るのがマナーです。
そのためにも、アポイントをとる時には予定を詰めすぎないようにアポイントの前の予定との時間の予定をとるようにするといいでしょう。

訪問時間より前に到着するようにする

訪問時間ピッタリに到着するのはあまり好ましくありません。
コートを脱いだり、身だしなみの最終確認をする時間を考えて約束の時間の15分前には到着し、5分前には受付を済ませるようにします。
早くつきすぎてそのまま受付に向かうのも良くないので、気をつけましょう。

どうしても間に合わないときは電話で連絡する

約束の時間に間に合わない場合に連絡することは常識ですが、その連絡手段にも気をつけましょう。

連絡手段は電話での連絡がベストです。

電話で連絡することで、必ず用件が伝わります。
メールでは見ていない可能性もあり、相手にとって無断で遅刻したと取られても仕方ありません。
ですので、電話で伝えるようにしましょう。
もちろん基本は遅刻しないことです。

受付に行ったら、必ず名乗りましょう。

会社名と自分の名前を名乗りその後に、約束している相手の名前と時間を伝えて取り次いでもらうようにします。

訪問先で席を勧められた時のビジネスマナー

訪問先で先に会議室などに案内された場合には座るように勧められることが多くあります。
その際の対応の仕方にもマナーが存在するのでポイントを抑えた礼儀正しい対応をしましょう。

勧められた席に座る

着席する時には、先方から勧められた席に座りましょう。

場合によっては場小夜の指定はなく「席におかけになってお待ち下さい」と案内されることもあります。
その場合には座る場所にも注意です。
席の指定がない場合には下座に座るのがマナーです。

下座は部屋を見渡した時に、入り口に一番近い席になります。
上座と下座についてきちんと知っておくと安心です。
それを知らないと、案内されたまま奥の席に座ってしまいマナーのなってない人と思われる心配もありません。

また、先に受付の方に案内されて着席しても、相手の方が入室してきた時には必ず立ち上がって挨拶するのがマナーです。

ビジネスマンなら出来て当たり前!名刺交換のマナー

ビジネスマンとしておさえておくべきマナーは、訪問に関することだけではありません。訪問した先で名刺交換を行うことも多いので、そのマナーもきちんと覚えておきましょう。

名刺交換は目下の人から

同時に名刺交換するのではなく、順に名刺交換するのであれば目下の人から差し出すようにします。
また、その相手の人数によっては順番も決まっています。

肩書きの上の人から順に名刺交換をしてください。

名刺交換は両手で行う

名刺を渡す時も頂く時も両手で行うのが基本です。

  1. 名乗りながら差し出す
    名刺を渡すときは、社名や部署、肩書きや氏名などをはっきりと述べながら行いましょう。
  2. 頂いた名刺に目を通す
    頂いた名刺はその場で必ず目を通すのがマナーです。
    名前を確認し声に出して確認しておきましょう。
  3. 頂いた名刺はしまわない
    名刺入れにすぐにしまわずに、帰る段階になるまでテーブルに出したままにします。
    場所を移動するなどしまわなければいけないような状況を除いては出しておくのがマナーです。
これらの他にも、マナー違反だと知らずにやってしまっていることもあるでしょう。
マナー違反とはならなくても失礼なことをしていることもあるかもしれません。
これがきちんとできているかどうかでもあなたや会社の印象が大きく変わってしまうので、一度名刺交換のマナーについて復習してみることをおすすめします。