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メールでミスを謝罪する時は「直接謝罪してから」がマナーである

誰でもミスをすることはあります。
ミスをすると気まずく隠したくなりますが、気がついた時点で素早く対応する必要があります。

今やスマホの普及により謝罪時に便利なメールがありますが、それだけでは迷惑をかけた相手に誠意が伝わりません。

必ず電話や直接会って謝罪してから、更に謝罪メールを送ることがビジネスマナーであります。

またミスによって迷惑をかけた上司にも同じ方法で謝罪することを忘れてはいけません。

ミス後の誠意を持った対応こそが信頼回復に繋がります。

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ミスをしてしまったら、知っておきたい謝罪メールのマナー

仕事のミスで取引先に迷惑をかけてしまった場合には「謝罪」が欠かせません。

また謝罪をする時にはメールで文面を送る事が多いかもしれませんが、実はこの方法、取引先によってはさらに不快な思いをする原因になってしまうかもしれないのをご存知でしょうか。社会には様々なビジネスマナーが存在しています。そこでまずはしっかりと謝罪メールのマナーについて知りましょう。

謝罪メールのマナー

謝罪メールのマナーはたったひとつです。
それは「先方にお伺いして直接謝罪をし、その上で、メールで再度謝罪をする事」です。メールだけで済まさずに先に一度お伺いして謝罪をする理由はしっかりと心を込めて謝罪しているという「誠意」を相手に伝える事ができるからです。

メールというツールは気軽にやり取りができる一方で相手の顔や声を聞くことができません。直接会わないからこそ「相手がどんな気持ちで謝罪をしてきているのか」を読み取る事が難しいのです。

つまりメールだけで謝罪を済ましてしまうと先方は「事の重大さを認識していないのでは…?」とさらなる不信感を抱いてしまうかもしれないため、そうした誤解を招かずに誠意をしっかりと伝えるためにも、謝罪は「まずは直接会ってする事」が大切となっているのです。

謝罪メールの作成方法について

仕事のミスで直接会って謝罪をした後は、更に誠意を伝えるために、謝罪メールも送る事が大切となります。

そこで次は謝罪メールの作成方法について見てみましょう。

謝罪メールの作成方法

謝罪メールは以下の項目を必ず入れるようにします。

  • 宛名
    謝罪文を作成する時は、まず謝罪をする相手の取引先名や名前、所属課などを「左詰」で入れるようにします。
    また名前の最後には「様」を忘れずにつけます。
  • 挨拶文
    宛名を入れた後の文章の一番最初は挨拶文からはじめます。
    「平素よりお世話になっております」など軽い挨拶文を入れましょう。
  • ミスの件に関する謝罪
    挨拶文を入れたら本題に移ります。
    今回のミスの件に関して迷惑をかけてしまったことを謝罪しましょう。
    謝罪文は言い訳などは一切いれず迷惑をかけてしまった事に対する謝罪のみを入れるようにします。
    「○○の件につきましてはご迷惑をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます」など誠意が伝えて文章を作成しましょう。
  • その後の対策
    その後の対策は、今回の件を重く受け止めてしっかり問題と向き合っているということを示す事ができ、相手により誠意を伝える事ができます。
    相手からの信頼を回復をする上では重要になるポイントの一つですので、謝罪文を入れた後は併せてその後の対策についても入れるようにしましょう。
  • 締めの文章
    文章の最後は改めて謝罪の気持ちを伝えて、今後の関係が悪くならないように一言入れて締めましょう。

ミスをして取引先に謝罪するのはもちろん迷惑をかけた上司にも謝ろう

会社は一つの組織です。
あなたが仕事でミスをすればその直属の上司にあたる人にも迷惑がかかるのです。

ミスの度合いによっては上司も同行して先方に謝罪に伺わなければいけないようなケースもあるかもしれませんのでミスをした時は「上司にも」謝罪をする事が大切です。

謝罪の方法は取引先と殆ど同じです。

まずはミスが起きた経緯を簡潔にまとめます。
その上で直接上司の元へ行き、経緯を簡単に説明して、目を見て謝罪をしましょう。
直接謝罪した後はメールで再度謝罪を伝えます。この時は謝罪と併せて今後の対応や対策を一緒に入れておくのが「◎」です。

上司への謝罪も取引先と同じように「誠意」を込める事が非常に大切です。

上辺だけで適当に「謝ればいっか~」等と思いながら謝罪していると反省の気持ちや誠意が上司に伝わりにくいですので注意して下さいね。

ミスをメールで謝罪する時に注意すること

仕事のミスで謝罪メールを送る時は以下の点にも注意しなければいけません。

  • ミスを100%認めない
    仕事のミスはどうしようもなくして起こってしまう場合もありそうした時には「自分のせいじゃないのに…」と思う事もあるでしょう。
    しかしだからと言って「自分が悪いわけじゃないのに」という気持ちを文章に出してしまうと、メールを受け取った相手は「自分のミスを認めないで言い訳ばかりしている」と感じてしまいます。
    ミスが起こったのは仕方のない事情なのかもしれませんが、相手にそのような理由は一切関係ないのがビジネスです。相手はあくまでもミスによって迷惑がかかっただけですから思っていても余計な言い訳などは絶対にしないようにしましょう。
  • ミスをした経緯を説明する
    ミスの経緯を説明する事は「相手の心を納得させる事」になります。
    そのため謝罪メールを送る時はどのような経緯で今回のようなミスが起こってしまったのかも併せて入れる事も大切です。
    変な言い訳などはせずに簡潔に分かりやすく説明するようにしましょう。
  • 改善策を伝える
    相手に迷惑をかけた時の謝罪メールに入れる改善策は、今回の件を納得して貰って今後も良好な関係を築いていく上では絶対に欠かせません。
    また、対策策を入れて最後まで誠実に対応する事は相手に謝罪の気持ちをしっかりと伝える上でも必要な事ですので、今後のスムーズな取引のためにも忘れずに入れるようにしましょう。

ミスをしてしまったことよりその後の対応が重要である

ミス後の対応は「信頼回復」に大きく関わります。

対応次第では以前のように良好な関係性を維持できる場合がありますし、逆に、取引終了と最悪のケースになってしまう場合もあります。
ミス後に誠実な対応をとれるかどうかは、その後の二社の関係性がどうなるのか、今後の行方がかかっているという事なのです。

ミスしてしまった事実は変える事のできないことですから、一先ず今は、先方や上司から信頼を得られるように取り組む事が大切です。
今回のミスを糧に今後の仕事をより良いものへと変えていきましょう。