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ビジネスマナーの上で重要な名刺交換について知りたい

仕事を円滑に進める上で欠かせないのがビジネスマナーです。
特に名刺交換は、どのように振る舞うかで、相手に与える印象が大きく異なりますので、しっかりとしたポイントなどを知っておく必要があります。
ここでは、基本的な名刺交換のマナーや、気をつけたいNGポイント、また、名刺を交換した後の管理の方法などについてご紹介しますので、是非参考にしてみてください。

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ビジネスを成功させるための名刺交換の基本的なマナー

ビジネスでは挨拶をするときに名刺交換を行います。この名刺交換には作法があり、ビジネスマンならしっかりと覚えておきたいことのひとつです。

名刺はその人の顔でもある大切なもの

受け取った名刺は大切に扱い、また、自分の名刺も常にキレイな状態で渡すようにしなくてはなりません。

名刺を持ったら必ず名刺入れも用意してください。

名刺を裸の状態で持ち運ぶことはありません。ポケットや机の中から名刺を1枚だけ取り出して渡すのは失礼な感じも受けますよね。

名刺入れは受け取った名刺をしまったり、商談中なら名刺入れの上に相手の名刺を乗せてからテーブルの上に出しておきます。そのため、名刺入れはビジネスにふさわしいデザインを選ぶようにしましょう。

名刺交換をするときは相手の正面に立ってから行います

名刺を素早く取り出し、相手が見やすい向きにして、胸の高さで持ってください。自分の名刺も相手の名刺も必ず両手で扱います。

名刺を差し出すときは社名と名前も声に出して伝え、一礼をして名刺を渡してください。

相手の名刺を受け取った後は名刺の中身を確認し、この時、相手の名前を読み上げて確認するようにしてください。相手の名前が覚えやすくなります。

名刺交換が終わったら商談に入ります。

相手の名刺は出したままにしておき、商談が終わって帰るタイミングでしまうようにしてください。自分の名刺入れの中にしまうなど、最後まで気を抜かず丁寧に扱うようにしましょう。

名刺交換で失敗しない、ビジネスマナーのポイント

名刺交換のときにうっかりマナー違反をしないよう、気をつけたいポイントをおさえておきましょう。

名刺を渡す相手が複数いる場合は、名刺は少し多めに名刺入れから出しておき、名刺入れの上に重ねて置いてください。

名刺交換の度に名刺入れから1枚ずつ出すのでは動作がもたついて相手を待たせてしまいます。

名刺が途中できれることがないよう、名刺は十分な枚数を用意しておきましょう

名刺交換をするときは相手の正面に立って姿勢を正して挨拶を行ってください。

応接に通されて名刺交換をする場合も多いですが、応接のテーブル越しに名刺交換を行うのはマナー違反です。テーブルの横のスペースに移動し、相手の正面に立ってから名刺を差し出してください。

自分から先に名刺を渡さなければならないのに、相手の方から先に名刺を差し出される場合もあります。そんな時は相手を待たせないようにすぐに受け取ってください。そして自分の名刺をすぐに取り出し、渡すときには「申し遅れました」の一言を添えるようにします。

ビジネスマンなら名刺交換のマナーだけではなく、管理もしっかりしよう

名刺はビジネスにおいて大切なツールです。いただいた名刺はそのままにしておかないで、きちんと整理をしながら管理をしてください。後でしまおうと名刺を机の上に出しっぱなしにしておいたり、引き出しにポンと入れた状態にしておくと、せっかくの名刺をなくしてしまったり汚してしまうことになります。

連絡をとりたくても名刺が見当たらないということにならないよう、しっかり管理することも大切です。

必要がないと思われる名刺は思い切って処分するようにしましょう

今後、取引や連絡をとることがないと思われる人、名刺交換をしたことすら記憶にない人の名刺はもう必要ないでしょう。

いただいた名刺は名刺ホルダーに入れておきましょう。

見やすくなり、管理がしやすくなります。名刺が増えていくと名刺ホルダーが厚くなり、何冊にも増えていきます。名刺ホルダーはよく連絡をとる相手とそうではない相手で分けておくのがおすすめです。
名刺ホルダーにはファイル式、回転式、ボックス式などがあります。自分の使いやすい方を選んでください。

名刺をデジタルで保管するというのも便利です。

スマホ向けの名刺管理アプリを利用するのも良いでしょう。名刺を撮影して管理するので大変手軽でありますし、出先などどんな場所でもすぐに名刺を確認することができます。

名刺交換はきちんと出来たら、顔もしっかり覚えよう

名刺交換をしても、相手のことを思い出せないということも多いです。名刺交換の際に必ず相手の容姿も覚えられると良いのですが、特別な印象がない限りなかなかそうもいかないでしょう。

ビジネスにおいては大切な取引先の相手をしっかり覚えておくことは非常に重要

次に会うときにわからなかったり、または偶然ばったりと会ったときに相手は自分のことを覚えてくれているのに自分は思い出せないのではかなり気まずくなりますよね。

名刺交換で少しでも相手のことを印象に残す工夫をしてください。

名刺をいただいた時に相手の名前を声に出して確認します。心の中で思っているだけよりも一度口に出すことで覚えやすくなります。名刺交換をした後の会話でも、相手の名前を時々口に出します。質問をするときに名前を呼びかけながら行い、その際に相手の顔をしっかり見るようにしましょう。顔を見ながら○○さんと声に出して言うだけでもかなり違ってきます。

名刺を管理するときに、相手の特徴をメモしておくのもおすすめです。容姿の特徴だけでなく会話の内容も記録しておきましょう。仕事に関することだけでなく、出身地や趣味など会話の中で出た個人的なこともメモしておくと、次に会った時に会話がすすむようになります。

自分の名刺を作る時に、実践したいポイント

自分で名刺を作っているという人もいますよね。デザインも自分で考えなくてはならないのなら、見やすく格好の良い名刺にしたいところです。

名刺には会社名、名前、連絡先といった必ず必要な情報があります。

情報はわかりやすくすることが大切

社名と名前の他に、住所や電話番号、メールアドレスに会社のロゴとキャッチコピー、そして持っている資格などと情報量が多くなると、名刺の見た目がごちゃごちゃしてわかりにくくなります。

情報量を絞ることも大切です。

住所やFAX番号といった情報は名刺の裏面を使っても良いでしょう。表面はシンプルに必要な情報だけを入れてすっきりとしたレイアウトにした方が印象に残る名刺になります。名刺にはできるだけ多くの情報を入れたくなりますが、余白を残すことも大切です。

名刺の中でも伝えたい情報を大きく目立たせるようにしてください

例えば会社名とロゴを中心にした名刺にしたいのなら、それらを名刺の中で大きめに配置してください。その次に名前、そして電話番号などは小さめに入れます。
自分の名前を目立たせたいのなら、会社名などは名前よりも小さめして端に配置します。自分をより印象に残したいのなら、自分の顔写真も入れておくと良いでしょう。顔写真を入れる場合も名刺のデザインがごちゃごちゃしないように、余白を作りすっきりとした見た目にしてください。

名刺は会社や自分を印象づけるための大切な道具です。イメージを損なわず、ビジネスに相応しいデザインで用意しましょう。