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一般事務と営業事務との違いなどについてご紹介

就職先を選ぶ上で、どういった職種にするかは重要なポイントですが、漠然と「事務」といっても、実は名前と内容が異なるものがあります。
その中でも代表的なものが、「一般事務」と「営業事務」です。
ここでは、事務に関する内容についてご紹介しますので、それぞれの内容の違いを事前に知っておき、ご自身にとって何が合っているのか参考にしてみましょう。

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一般事務と営業事務の違いについてご紹介します

事務の中でも違いの分かりにくい一般事務と営業事務ですが、主な違いは以下の通りになります。特に部署が分かれていない企業では事務の名称も違うことがありますが、一般的な違いとしては以下のとおりです。

一般事務は全体の事務

一部の部署に限らず、会社全体に関わることを広く業務として行うのが一般事務です。

営業事務と違って専門的な業務内容はないのですが、業務範囲がとても広いので視野が広くなければ仕事をこなすのは大変です。

各部署に数名ずつ配属されることもあれば、一つの部署に一般事務の人が集まって仕事をする会社もあります。

営業事務は営業担当のサポートが仕事

一般事務とは違い、営業に関する仕事をするのが営業事務です。

どこの会社にも営業担当がおり、他の会社と取引をするのに会社回りをしたり、付き合いのある会社に挨拶に伺ったりします。

その営業の外での仕事がスムーズになるようにサポートするのが営業事務の仕事で、契約書をパソコンで入力して出力したり、請求書や見積書の作成をしたり、営業担当のスケジュールの確認や、営業宛に届いたメールの対応も仕事です。

また、営業課には来客も多いので、応接室にご案内してお茶やコーヒーを出したり、営業相手にかかってきた電話の対応も仕事となります。

一般事務の細かな仕事内容についてご紹介します

もっと詳しく一般事務の大まかな業務をご紹介します。

以下の内容はどこの企業でも基本業務に入っていることで、あとはその企業ごとに仕事の内容が変わってきます。

伝票整理やファイリング

備品の発注などがあれば必ず伝票が上がってきます。

そういった物に限らず、会社で管理する伝票を全てまとめて整理するのは一般事務の仕事です。

見やすく見出しを付けてファイリングし、決まった年数のの保管をして古いものは処分していくという管理を行います。

伝票も束になれば重たいので、ファイルの整理は力仕事です。

データ入力

日々の売り上げや社員の実績などをパソコンに入力するのも仕事です。

数字を打ち込むだけに思えますが、ミスをすると会社全体に影響を与えかねない内容のものもあるので責任重大で正確さが問われる大事な仕事です。

電話対応や来客の応対

所属する部署の受付のような役割もあるため、電話がなれば最初に取って担当者に取り次ぎ、不在であれば伝言を聞いて折り返しの手配をしたり、お客様からの問い合わせに答えることもします。

来客の際は応接室にご案内してお茶やコーヒーを出すのも仕事です。

郵便物や荷物の発送、受け取り、仕分け

届いた郵便物を開封し、担当者のデスクに置いていくのも一般事務の仕事です。

荷物が届いた際は受け取りをし、代引きの荷物であれば支払いもします。

お客様からの注文のあった商品や、上司に郵送を頼まれた書類を送るのも一般事務の仕事です。

備品管理

事務用品や文房具、商品の在庫など、会社に必要な数の備品があるかどうかを管理して、不足したら発注するのも一般事務の仕事です。

棚卸しなどで在庫管理もします。

一般事務とも営業事務とも異なる、経理事務の内容と違いについて

事務の種類は一般事務と営業事務だけではありません。経理事務という職種もあります。

具体的にどのような仕事をするのか詳しく説明してきましょう。

お金に関わる業務が中心の事務

社員の給与計算や、経費の精算、立替金のデータ照合や売掛金の回収などを会計システムを使って入力する業務が一般的です。

お金に関わる伝票の管理や請求書の作成なども経理事務の仕事となります。

もちろん事務なので電話対応もあります。

会社によっては一般事務や営業事務に分類される

会社の規模や経営スタイルによっては、経理専門の課を設置しないところもあります。

一般事務の業務の中に経理の仕事が入っている場合もあり、その概念ははっきりしたものではないのです。

また、それは経理事務に限った話ではありません。

一般事務でも営業管理が業務に入っている会社もありますし、経理と総務が一つになった会社もあります。その会社でそれぞれ運営のしやすさが違うため仕事をしてから「思っていた業務内容と違った」ということも事務職では珍しい話ではありません。

営業事務の仕事の内容を詳しくご紹介します

それでは次に営業事務の詳しい仕事内容をご紹介します。

一般事務とは違い専門的な業務が多く、会社を支える大事な仕事ばかりです。

見積書や請求書の作成と発行

営業が取引先との打ち合わせで決めてきた内容通りの見積書を作成したり、見積が通れば請求書を作成します。

数字の入力ミスをすると顧客の信用をなくしてしまう可能性があるため正確さが必要です。

受注管理や出荷確認

書品の発送などを行っている会社であれば、こちらから手配したものがじゅふうされているか、また、注文をもらったものであればきちんと出荷されているかなどの確認をします。

不備があるようならメーカーや取引先に連絡して確認するのも仕事です。

受付の役割もある

事務員はその課の受付の仕事もあります。

来客があれば応接室へ、電話があれば取り次ぎ、または折り返すよう手配し、メールも事務員のもとへ届くので開封して担当者へ伝えて必要であれば事務員から返信します。

人前に立つことが通常業務としてある職種なので、身だしなみを整えることも立派な仕事です。

顧客の契約状態の把握

会社によって年間契約や単発での契約など、取引先との契約関係は様々です。

営業は数多くの契約を取ってくるため、全てを把握しきれません。

そこで顧客の管理をするのも営業事務の仕事です。

データベースや顧客ファイルから、事務所の移転をしている会社の登録してる住所の変更をしたり、経営者が変わっているところも入力し直したり、契約期限が切れている企業を見つければ担当者に伝えてその会社に連絡をしてもらいます。

一般事務や営業事務とも違う、営業アシスタントの内容と違いについて

中には営業アシスタントという仕事がある企業もあります。

営業事務と何が違うのか分かりやすく紹介しましょう。

外回りの有無

営業事務はデスクワークが主ですが、営業アシスタントは営業担当について外回りがあります。

一緒に取引先に合ってサポートをするのは営業事務の仕事にはありません。

実際に打ち合わせや取引の内容を聞いているからこそ出来るサポートを主に業務とするのが営業アシスタントです。

企業によっては営業事務と全く同じ

こちらも企業の方針によって言い方が違うので、営業アシスタントといっても内容は営業事務と全く同じであることも多いです。

また、営業事務とは言っても営業の外回りに同伴することがある企業もあるので、「事務だから外に出ることはない」と思っていたら予想と全然違ったという可能性もあります。
明確な定義のないものなので、自分の予想だけでは内容がわからないのが事務の仕事です。

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