事務仕事を効率的にこなすコツと事務仕事は本当に楽なのかについて

事務は結婚後も続けられる、子育てしながらでも働きやすい、楽そうなどの理由から女性の間で人気な職業ですが、すべての事務がそうではありません。
事務の種類や企業の規模によって少しづつ仕事内容が異なってきます。

また事務仕事には性格にも向き不向きがあります。
不向きな性格でも事務仕事に必要なスキルを磨くことで仕事に集中しやすく、苦手意識を克服できる可能性があります。
性格がどうであれスキルを磨くことこそが事務仕事を効率良くこなすコツかもしれません。

今回は事務仕事に転職を考えている女性に向けて、記事を書きたいと思います。

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事務仕事に向いている人の特徴を把握して意識してよう

座って仕事することがほとんどで、コミュニケーションをとって一緒に仕事を進めていくというよりは、一人で仕事をこなしていくことの方が多いです。

また、席などの移動も無いことから、同じ部署の人と揉めるような出来事があると働きにくくなってしまったりします。

事務仕事は正確さが求められます

特に数字などでは一桁間違えるだけで大変な数字になってしまうことがあります。
相手先に提出する資料などでしたら支障が出てしまいます。

書類作成の他にも電話、来客対応などもあり

すべてはお客様に左右されてしまいます。自分の仕事の最中でも、電話が鳴ればとらなければなりませんし、仕事が大詰めでも来客があれば先に対応しなくてはなりません。
自分の仕事よりお客様を優先した対応になり、自分の仕事に戻る頃にはどこまで仕事を進めていたかわからなくなってしまうこともあるのです。

仕事をするなら几帳面な性格の人の方がおすすめ

毎日同じことの繰り返しが多い事務仕事は、コツコツ続けていくのが好きな人の方が飽きずに仕事していくことができます。

事務仕事に向いていない性格でもスキルを磨くことで事務仕事のコツを掴める

事務仕事に向いてなくても、自分の気持ちの持ち方で仕事していくことができますから、事務職に向いているスキルを身に着けて、いつでも臨めるようにしておくとよいでしょう。

事務仕事で必要なスキルは、パソコンの知識とソフト操作のスキル

事務仕事にはパソコンが欠かせません

タイピングももちろん必要ですが、会社で扱っているソフトをどれだけ使いこなすことが出来るかで仕事の速さも違ってきます。
データ作成なら表計算やグラフなどを作成するソフトを使える知識が必要ですし、文書を打つのでしたら文書作成ソフトの使い方の知識も必要でしょう。

事務は電話対応やお客様対応もします

ビジネスマナーを身に着けていれば、どのように対応すればよいかなども人に聞かなくても行うことができます。

事務の仕事を効率よくこなすコツ

事務仕事をするときは、これからどんな仕事に取り掛かるのかまず意識するようにしましょう。
沢山の仕事をこなしていくので、次から次に何となく資料を手に取ってデータを作成したりしていると参考資料の読み落としや入力ミスなどに繋がります。
これからする仕事を大まかに把握して、どんな資料を作ればよいのか、どの部分の数字を入力するのかなどを確認しましょう。

ミスは一番してはいけないもの

特にデータ管理などでは一つの入力ミスで全てが狂ってしまう場合もあるのです。

参考資料に手が加えられないものならば一度コピーして自分で手が加えられるようにしてから作業するようにしましょう。
コピーなら自分で書き込んでも、マーカーで線を引いてもよいわけです。

まずは自分が作業しやすいように時間を取ることでミスを減らすことができるのです。

多少時間がかかっても、ミスしてやり直す時間を考えれば少しの時間を掛けて仕事ができる環境を整えた方がよいのです。

仕事を始めるときには一度机の上を何もない状態にまで整理しましょう

他の資料が載っている机で作業すると、置いてあった資料をなくしたり、どこにおいたかわからなくなってしまいます。

事務仕事にも種類がある、事務の転職を成功させるコツは企業選びも大切である

事務仕事には種類が沢山あります。
医療系の事務などでは、医療の知識があった方がスムーズに仕事できますし、経理事務なら計算ソフトを扱ったことがあったり、簿記などの経験がある方が仕事しやすかったりします。

事務によっても、会社の特色によって作業が異なる

自分がどの種類の事務に就きたいのかを考え、スムーズに働けるようにしていく必要があります。

過去の仕事を生かして、関係のある仕事の事務の仕事に就くと働きやすいです。

事務に転職する人は多いが実は事務から転職していく人も多い

数人事務の人がいた場合でも、皆別の仕事をしているので、自分の仕事は自分以外する人がいない場合が多いです。
接客や電話対応などは代わりに対応してくれる人がいることがありますが、他の仕事は自分で把握しなくてはなりません。