書類の提出が遅れてしまった場合、社外へのお詫びメールについて

書類の提出を忘れていたり、作成が間に合わなかったりと、提出の遅れが生じた場合、先方にお詫びをしなくてはいけません。

お詫びをメールで送ることがビジネスシーンではよくありますが、メールだけでお詫びを済ますのは基本NGです。

ではどうしたら良いのか？ここでは先方への提出遅れのお詫びの仕方、メールを送る際の注意点についてご紹介をいたします。

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書類の提出の遅れ「気がついたらすぐ」がお詫びのタイミング

働いたばかりの方は、お詫びをするのも慣れていません。仕事を効率よくこなすためには、ミスに気づいたら、すぐにお詫びをすることです。

連絡は必ずすること

書類の提出が遅れたことがわかった時点で、すぐに相手の方に連絡を取って下さい。

タイミングはすぐです。仕事は、ミスがわかった時点で即座に動くべきです。相手の方もあなたから書類の提出がされないので、困っています。相手の方から何か催促をするべきなのか、それともあなたから何か連絡があるのか、待っている状態なのかもしれません。

あなたが取るべき行動は、すぐに相手の方に提出が遅れているお詫びの連絡をすることです。

この書類の提出、遅れそうだなと感じたら、その時点で相手の方に連絡をするべきです。あなたから遅れの連絡をもらうことにより、相手の方もその件について対応ができるようになります。

書類提出の遅れのお詫びをメールする際のポイント

提出するはずの書類が遅れているのですから、お詫びのメールは送らなくてはいけません。仕事をすると、嫌だなと思うこともやりこなさなくてはいけません。その際、メールを読んだ後、相手に対して嫌な思いをさせないポイントがあります。

メールはできるだけ端的に

相手の方も忙しいです。あなたからの長い内容のメールを読む時間はありません。

提出予定だった書類が遅くなるなら、そのことをメールに的確に書いて下さい。回りくどく書いたら、相手の企業の方から怒られるかもしれません。メールの内容は、シンプルにして下さい。

提出した後に送るメール

あなたが書類を郵送した日付とその郵便物が何時頃つくのか、その日付をメールに記載して下さい。

社内の方に上記のメールを送る時は、同じ日に送ることになると思います。メールの件名は、～に関するお詫びという題名が的確だと思います。

特に社外の方に送るメールは丁寧な口調にするようにして下さい。

提出遅れなどのお詫びメールの書き方、構成について

具体的に、書類提出遅れのメール、どのように書きますか？社会人ですし、あなたが書いたお詫びのメールで、マナーがない印象を持たれないようにするべきです。

お詫びのメールですが、書き方や構成があります。

1. まず、件名は上記でも少し説明していますが、「～に関するお詫び」が良いと思います。
2. 次に挨拶、お詫びの言葉が続きます。
3. どうして提出が遅れたのか、今後遅れないようにするため、どんな工夫をするのかもメールに書いて下さい。
4. 最後にもう一度お詫びの言葉を添えて、提出のお詫びのメールにします。

順序はありますが、あまり長すぎないお詫びのメールにして下さい。どうして提出が遅れたのか、理由を書く必要はありますが、長い文章にならないよう、気をつけて下さい。

失礼にならないお詫びの文書によく使われるフレーズ

お詫びのメールを出す際、言葉遣いにかなり気をつけなくてはいけません。社内もそうですが、社外に出すメールは余計失礼のない言葉やフレーズにしなくてはいけません。適切な言葉遣いを少し紹介します。

お恥ずかしいかぎりです

このような事態になり、お恥ずかしいかぎりですというフレーズはよく使われます。どんな言葉をお詫びのメールに書くべきか迷っている方は、上記のフレーズをお薦めします。このようなミスをしてしまい、お恥ずかしいかぎりです。

不行き届きでした

あなたが職場で責任のある立場である方なら、上記のような言葉をお詫びの文章として、メールに書くことができます。部長なら、部長として不行き届きでしたと書けます。部下がしでかしたミスに対して使えるお詫びの言葉になると思います。

私の力不足です

頑張ったことは頑張ったけれど、やはり提出は遅れたしまったという意味にも捉えれる表現かもしれません。あなたが実際そう感じているのなら、上記の表現を持って、お詫びのメールにして下さい。

提出の遅れのお詫びメールで一番肝心な事柄

お詫びのメールの前に謝ること

上記で紹介した通り、できるだけ丁寧な口調でお詫びのメールを送ることにはなります。ただ、メールを送る前に、社内の方であれば、直接謝るようにして下さい。メールでお詫びをするのは、その後の方がより丁寧です。

自分の非だと認めること

誰でも仕事でミスはします。

書類の提出の遅れが生じたことを誰か他の方の責任にせず、あなたの責任であることを素直に認めたお詫びのメールにして下さい。

誠意を込めてお詫びをすることが鍵になると思います。

また、同じ間違いを繰り返さないために、どんなことができるのか、あなたができる解決策も添えて、お詫びのメールにして下さい。

ミスは誰でもするので、そのことについて落ち込む必要はないと思います。大切なのは、提出するべき書類を遅れた時、その後、あなたがどういった行動に出るかであなたの品格がわかります。直接お詫びをし、後にメールで書類が遅れた件でお詫びをする。できることは全てし、あなたの仕事に対する誠意を見せることにより、挽回はできます。やるべきことをすれば、相手の方はあなたの誠実さを理解すると思います。